حضور و غیاب با استفاده از لوکیشن یا GPS یکی از روش های مدرن برای مدیریت حضور و غیاب در سازمان ها و شرکت هاست. با استفاده از لوکیشن، کارکنان می توانند با دستگاه های هوشمند خود مانند تلفن همراه، به سیستم حضور و غیاب متصل شوند. این سیستم موقعیت یا شبکه های GPS جغرافیایی کارکنان را با استفاده از مکان یابی داخلی مشخص می کند.

حضور و غیاب با لوکیشن

مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب با لوکیشن

• دقت بالا: با استفاده از لوکیشن، دقت در ثبت حضور و غیاب بهبود می یابد.
• آسانی استفاده: استفاده از موقعیت مکانی در سیستم حضور و غیاب می تواند بسیار آسان و ساده باشد.
• امکان ردگیری و مدیریت بهتر: با استفاده از لوکیشن، مدیران و مسئولان می توانند به راحتی مکان و زمان کارمندان را پیگیری کنند.
• افزایش شفافیت: کارکنان می توانند براحتی مکان حضور خود را ثبت کنند و اطلاعات مکانی آنها برای مدیران قابل دسترسی باشد. این امر سبب ایجاد اعتماد در سازمان می شود.

چالش های حضور و غیاب با لوکیشن

برخی از چالش هایی که ممکن است در حضور و غیاب با لوکیشن با آن مواجه شویم را در زیر بررسی می کنیم:

• حریم خصوصی: استفاده از لوکیشن در حضور و غیاب می تواند نگرانی های حریم خصوصی در برخی افراد ایجاد کند. و ممکن است احساس کنند که زندگی شخصی و مکان حضورشان هر لحظه قابل پیگیری است. بنابراین لازم است که سازمان ها سیاست های مناسبی جهت حفظ حریم خصوصی کارکنان اعمال کنند و اطلاعات مکانی کارکنان را به صورتت محدود و فقط بری حضور و غیاب استفاده کنند.
• مشکلات فنی: استفاده از تکنولوژی لوکیشن ممکن است با مشکلات فنی همراه باشد. مثلا، ممکن است دستگاه های هوشمند کارکنان مشکلاتی داشته باشند یا در شرایط دریافت سیگنال GPS در مناطقی که سیگنال ضعیف است دقت لوکیشن را کاهش دهد.
• نیاز به آگاهی و آموزش: استفاده موفق از سیستم حضور و غیاب با لوکیشن نیازمند آموزش و آگاهی کارمندان است. آنها باید با استفاده از دستگاه های هوشمند و نرم افزارهای مربوطه آشنا شوند و بتوانند به درستی مکان خود را ثبت کنند.

روش استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب GPS

برای استفاده از روش GPS، ابتدا باید در پنل حضور و غیاب و بر روی سرور، موقعیت جغرافیایی مکانی که قرار است پرسنل در آن حضور خود را بزنند را ثبت نمایید. اکنون پرسنل با استفاده از اپلیکیشن نصب شده در گوشی و قرار گرفتن در محل کار و فشردن دکمه ی ورود یا خروج، می توانند تردد خود را ثبت نمایند. 

بهترین برنامه های حضور و غیاب مبتنی بر GPS برای کارمندان

وقتی تیم شما در شعب مختلف کار می کنند، ردیابی محل کارمندی منطقی است. چون اگر از شروع و پایان شیفت کاری و مکان هایی که باید در آن مستقر باشند ، شما نمی توانید مشکلاتی را که نمی بینید برطرف کنید. برنامه های حضور و غیاب مبتنی بر جی پی اس به شما این امکان را می دهد که نحوه حرکت تیم شما از سایت مشتری به سایت دیگر را مشاهده کنید. این بدان معنی است که شما می توانید حضور و غیاب آنها را بر اساس مکان آنها بدون نیاز به رفتن به هر سایت پیگیری کنید. و اینکه بتوانید کل تیم خود را به صورت دستی پیگیری کنید عملا کار غیر ممکن است مگر با استفاده از سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر لوکیشن امکان پذیر است.

استفاده از برنامه حضور و غیاب با موبایل و GPS، اعزام تیم ها را آسان تر می کند و به آنها اطمینان می دهد که در صورت نیاز کار می کنند. و به شما زمان بیشتری می دهد تا روی کارهای دیگر تمرکز کنید و در عین حال به اعضای تیم خود اعتماد کنید.

داده های GPS می تواند به شما نشان دهد که دریافت از انجام یک کار از آنچه انتظار داشتید بیشتر طول می کشد. متوجه می شوید برخی از کارمندان همیشه دیر می آیند. اکثر برنامه‌های خوب ردیابی جی پی اس می‌توانند به شما بگویند که آیا کسی شیفتی را از دست داده، یا در جایی حضور پیدا کرده که قرار نیست باشد.

حضور و غیاب با استفاده از موقعیت جغرافیایی (GPS)چه کاربردی داره؟

شرکت‌ها در سراسر جهان، _{مدیریت حضور و غیاب کارمندان} به سبک قدیم را با راه‌حل‌های حضور و غیاب نرم‌افزاری جایگزین می‌کنند. در این سیستم از کارت پانچ های سنتی به کشیدن کارت تا اسکن اثر انگشت و چهره و اکنون به برنامه های حضور و غیاب مبتنی بر GPS یا لوکیشن تکامل یافته است. در حال حاضر، بهترین روش برای مدیریت حضور و غیاب کارمندان استفاده از سیستم های کنترل از راه دور است. که با استفاده از برنامه حضور و غیاب مبتنی برمکان و موقعیت جغرافیایی انجام می گیرد.

حتما بخوانید: پیدا کردن مختصات طول و عرض جغرافیایی در Google Maps

سیستم های مبتنی بر مکان چگونه کار می کنند؟

اگر کاربر اجازه دسترسی داده باشد، سرویس‌های مبتنی بر مکان می‌توانند از فناوری GPS گوشی هوشمند برای ردیابی موقعیت مکانی افراد استفاده کند. 

اپلیکیشن زون با استفاده از فناوری GPS کار می کند نحوه ی کار به این صورت است که موقعیت مکانی کارمندان شناسایی می شود و امکان ثبت تردد از طریق اپلیکیشن در آن موقیعت ها را فراهم می‌سازد. و تایید می کند آیا کارمند در منطقه تعیین شده  حضور دارد یا خیر و کار تیم منابع انسانی را آسان می کند.

از نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر GPS کارمندان چه انتظاری باید داشت؟

نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر مکان یا همان GPS می‌تواند به شما بگوید کارکنان شما در هر لحظه کجا هستند.

برخی از برنامه‌های موقعیت مکانی از ویژگی ژئوفنسینگ در دستگاه تلفن همراه کارمند شما استفاده می‌کنند تا به شما اطلاع دهند که در حال حاضر کجا هستند. سایر برنامه ها سفر اعضای تیم شما را در طول روز ضبط می کنند. سپس می توانید از این داده ها برای ارزیابی میزان برنامه ریزی کارمند برای سفر خود استفاده کنید.

قدرتمندترین برنامه های ردیابی GPS گزینه های ردیابی موقعیت مکانی زنده و تاریخی را ارائه می دهند.

با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب با موقعیت مکانی کارکنان میدانی خود را در چندین مکان مدیریت کنید.

بهترین برنامه‌ها به شما امکان می‌دهند; کارمندان خود را در مکان‌های مختلف از سامانه خود مشاهده و مدیریت کنید. و می‌توانید به اطلاعات مربوط به تاریخچه ماموریت، مسیر و زمان سفر فعلی و شغلی که روی آن کار می‌کنند دسترسی داشته باشید.

این ویژگی برای همه مدیران و توزیع کنندگان عالی است، و به ویژه برای تیم های بزرگی که چندین مکان را پوشش می دهند مفید است

ورود و خروج خودکار

GPS به شما امکان می دهد مکان های خاصی را به عنوان سایت های شغلی تنظیم کنید تا نرم افزار بتواند زمان ورود یا خروج کارکنان را تشخیص دهد. برنامه‌های خوب می‌توانند از این اطلاعات برای راه‌اندازی یک عمل، مانند ورود و خروج و محاسبه کارکرد استفاده کنند.

همه برنامه‌ها حتی اگر فناوری GPS را داشته باشند، ساعت ورود و خروج خودکار را ارائه نمی‌دهند. برخی از آنها یک اعلان برای کارمند ارسال می کنند تا به آنها یادآوری کنند که در ورود و خروج خود را ثبت کنند.

وقتی Geofencing را در لیست ویژگی‌ها یک اپلیکیشن حضور و غیاب با لوکیشن می‌بینید به دنبال ثبت خودکار زمان باشید.

سیستم‌های موقعیت یاب مکان از داده‌های حضور و غیاب برای تکمیل خودکار لیست حضور و غیاب استفاده می‌کنند. جدول گزارشات کارمندان شما از این طریق دقیق هستند، بنابراین زمان کمتری را صرف بررسی مجدد می کنید.

در اینجا آخرین نکته حرفه ای وجود دارد:

از نسخه آزمایشی رایگان استفاده کنید تا مطمئن شوید برنامه هر کاری را که می خواهید انجام می دهد. این فرصت خوبی برای آزمایش پشتیبانی توسط مشتری هست.

اکنون که اصول اولیه را پوشش دادیم، بیایید با جزئیات بیشتر به برنامه های ردیابی جی پی اس مورد علاقه خود نگاه کنیم

بهترین سیستم های حضور و غیاب ردیابی با GPS

اکنون، بیایید نگاهی دقیق‌تر به برترین برنامه‌های ردیابی موقعیت مکانی کارکنان بیندازیم

همانطور که این گزینه ها را بررسی می کنید، به خاطر داشته باشید که هر ابزاری که برای تیم خود انتخاب می کنید باید برای همه آسان باشد. ابزارها وقتی خیلی پیچیده هستند مورد استفاده قرار نمی گیرند. در این مقاله به سه مورد از اپلیکیشن های حضور و غیاب مبتنی بر موقعیت جغرافیایی خارجی پرداخته ایم:

Hubstaff (iOS, Android)

مناسب برای: انواع نیروی کار سیار، از جمله تیم های فروش، شرکت های ساختمانی، و سایر خدمات میدانی

با برنامه حضور و غیاب با لوکیشن، به خدمه خود راهی آسان برای پیگیری ساعات کاری خود بدهید. گزارشات دقیقی دریافت خواهید کرد که نشان می‌دهد چه مقدار زمان در هر سایت مشتری صرف شده است

مکان‌های کنونی پرسنلتان را روی نقشه زنده ببینید و ورود مشتریان را بهتر تخمین بزنید. به جای رانندگی از سایتی به سایت دیگر برای اطمینان از حضور تیمتان، به داده‌های مکان و زمان برای همه افرادی که در محل کارشان هستند دسترسی دارید.

Hubstaff یک برنامه با ویژگی های زیاد برای مشاغل چند شعبه ای است، بنابراین شما می توانید:

• هزینه های خود را کنترل کنید و بودجه تعیین کنید.
• حقوق و دستمزد را به صورت خودکار انجام دهید و در زمان صرفه جویی کنید. شیفت های کاری را تنظیم کنید.
• برنامه های کارمندان را تنظیم و با آنها ارتباط برقرار کنید

Timesheet Mobile (iOS, Android)

مناسب برای: تیم های فروش

همگام سازی آنلاین با پورتال اپلیکیشن تایم شیت به این معنی است که می توانید مکان کارمندان خود را از هر جایی ردیابی کنید.

این برنامه به کارکنان شما یادآوری می‌کند که طبق برنامه زمان‌بندی استراحت کنند و به شما کمک می‌کند تا از تعطیلات استفاده کنید. این اطمینان را حاصل می کند که نیروی کار شما استراحت و انگیزه دارد.

در نسخه های پولی برنامه حضور و غیاب مبتنی بر لوکیشن Timesheet mobile می‌تواند مسافت پیموده شده و زمان سفر را ردیابی کنید. اگر می خواهید مسیرهای ماموریت را برای صرفه جویی در مصرف سوخت بهینه کنید، این کار مفید است.

QuickBooks Time (iOS, Android)

مناسب برای: تیم هایی که در مناطق کم سیگنال کار می کنند و رهبرانی که پروژه های پیچیده را مدیریت می کنند.

Quickbook time از عملکرد بهینه GPS استفاده می کند، بنابراین باتری کارمندان شما را خالی نمی کند. همگام سازی پس زمینه از داده های شما نسخه پشتیبان تهیه می کند. شما هرگز نباید نگران از دست دادن اطلاعات باشید، حتی اگر تیم های شما در مکان هایی با سیگنال و اینترنت ضعیف کار کنند.

می‌توانید از این برنامه برای ایجاد یک نقشه مناسب از فعالیت‌های روز استفاده کنید تا تصویری از جایی که کاربر در آن حضور داشته است را ارائه دهید. این امر مسئولیت پذیری را بهبود می بخشد و فرصت هایی برای بهینه سازی سفر کاری ایجاد می کند.

از فناوری Geofencing استفاده می‌کند، اگرچه به‌طور خودکار در ورود و خروج از آن ساعت نمی‌شود. در عوض، کارگران اعلان‌هایی را دریافت می‌کنند که هنگام ورود و خروج از محیط‌های کاری تعیین‌شده، وارد و خارج شوند.

مدیران می توانند با تیم های خود از طریق برنامه در زمان واقعی از طریق فیدها ارتباط برقرار کنند. و می توانند گزارش های پیشرفت تولید و صادر کنند تا به روز بمانند.

می‌توانید انتخاب کنید که فعالیت‌ها در برابر پروژه‌ها یا وظایف ردیابی شود. این موضوع کوییک بوک را به ابزاری عالی برای مدیران پروژه تبدیل می کند.

در ایران اپلیکیشن های حضور و غیاب با لوکیشن توسط شرکت های متعددی نوشته شده است اما در این مقاله سعی بر این داریم تا در مورد برنامه حضور و غیاب زون اطلاعاتی در اختیار شما قرار دهیم.

اپلیکیشن زون یک برنامه ی حضور و غیاب مبتنی بر موقعیت مکانی است. و مناسب برای مشاغل چند شعبه ای است که نیاز به گزارشات پویا و کامل دارند و میخواهند در لحظه زمان و مکان تردد را به صورت آنلاین مشاهده کنند. و علاوه بر این مزیت برای جلوگیری از جعل و تقلب در آن از حضور و غیاب تشخیص چهره با هوش مصنوعی استفاده گردیده است. 

برخی از مزایای اپلیکیشن حضور و غیاب زون:

حضور و غیاب آسان برای کارمندان دورکار

در قسمت مدیریت پنل، محیط مجاز دفترکار بر روی منطقه جغرافیایی دنیای واقعی ترسیم می شود. سپس با استفاده از اپلیکیشن نصب شده بر روی تلفن هوشمند کارمند، و با استفاده از سرویس GPS ورود یا خروج کارمندان انجام می گیرد. برنامه تلفن همراه لینک شده با نرم افزار حضور و غیاب به طور خودکار از حضور و غیاب کارکنانی که دورکار هستند دیتا دریافت می کند و در فضای ابری ذخیره می کند. برای اطلاع از مزایای دورکاری مقاله ی مزیت دورکاری برای شرکت ها و کارفرمایان را مطالعه فرمایید.

بینش در تصمیم گیری ها

این سیستم می تواند همه کارمندان را برای کمک به تصمیم گیری بر اساس بینش های استخراج شده از داده ها، به ویژه در مواقع اضطراری را مدیریت کند.

قابلیت سفارشی سازی برای مشتریان

بر خلاف سایر سیستم‌های حضور و غیاب، اپلیکیشن زون به هیچ زیرساخت یا ابزاری نیاز ندارد. اپلیکیشن موبایل یا وب می‌تواند کار را بر روی یک دستگاه سازگار به راحتی برای بخش منابع انسانی انجام دهد و برنامه‌های پویا برای آن‌ها ایجاد کند. سفارشی‌سازی مانند شیفت‌های ویژه، زمان استراحت، روز تعطیل و غیره برای کارمند خاص بر اساس مکان می‌تواند علامت‌گذاری (و اطلاع داده) و حفظ شود.

ایجاد تجربه مثبت در کارمندان

ورود و خروج کارمندان به صورت روزانه در این پلت فرم آسان، راحت، به درستی در زمان واقعی ثبت می شود و قابل اطمینان تر از هر سیستم دستی است. و کارمندان می توانند به آن اطمینان داشته باشند و در مدیریت منابع انسانی بسیار اثربخش است.

خروجی برای نرم افزار های حقوق و دستمزد

در سامانه حضور و غیاب زون براحتی می توان برای نرم افزارهای حقوق و دستمزد خروجی گرفت و برای محاسبات حقوق استفاده کرد.

سخن آخر

بررسی کارکرد به هر سازمان یا کسب‌وکاری کمک می‌کند تا با مدیریت کارآمد اسناد، درخواست ها و پشتیبانی از حقوق و دستمزد برای چندین مکان یا محل کار، بهره‌وری کارکنان را بهینه کند. اپلیکیشن حضور و غیاب زون یک سیستم مبتنی بر موقعیت جغرافیایی است که در کنترل و مدیریت شعب مختلف کار شما می تواند به صورت لحظه ای به شما اطلاعات بدهد.