چگونه حضور و غیاب شرکت های چند شعبه ای را کنترل کنیم؟

حضور و غیاب شرکت های چند شعبه ای

مدیریت یک کسب و کار با چندین شعبه می تواند کار پیچیده ای باشد، به خصوص زمانی که صحبت از حفظ داده های تردد می شود. زون، یک نرم افزار جامع مدیریت کسب و کار، راه حلی قوی برای مدیریت کارآمد تردد چند شعبه ارائه می دهد. این وبلاگ به بررسی این موضوع می پردازد که چگونه اپلیکیشن زون مدیریت چند شعبه را ساده و یکپارچه ‌سازی داده‌ ها را تضمین می‌کند، و به کسب‌ و کارها بینش دقیق و بی درنگ درباره سلامت مدیریت منابع انسانی ارائه می‌دهد.

مدیریت شرکت های چند شعبه ای

مدیریت چند شعبه ای شامل نظارت بر عملیات در مکان های مختلف یک کسب و کار است. و شامل ردیابی پرسنل، محاسبه ی حقوق و دستمزد و ثبت وظایف برای هر شعبه و شخص می شود و در عین حال اطمینان را می‌دهد که همه داده‌ها برای یک دید کلی از کسب‌ و کار ادغام شده‌اند. مدیریت موثر چند شعبه می تواند کارایی عملیاتی را افزایش دهد، تصمیم گیری را بهبود بخشد و خدمات ثابت را در همه مکان ها تضمین کند.

چالش های مدیریت کنترل تردد شرکت های چند شعبه ای

کسب‌ و کارهایی که شعبه های متعدد دارند، اغلب با چالش های مختلفی روبرو هستند. که در این مقاله به مهمترین آنها اشاره کرده ایم.

1- هزینه ی بالای تجهیز مجموعه ها به سیستم حضور و غیاب

این روش سنتی حضور و غیاب و کنترل تردد اغلب با هزینه‌های قابل توجهی همراه است، از جمله:

• هزینه خرید سخت افزار: دستگاه‌های حضور و غیاب و گیت‌های کنترل تردد می‌توانند گران‌قیمت باشند، به خصوص مدل‌های پیشرفته‌تر با قابلیت‌های تشخیص چهره یا اثر انگشت.
• هزینه نصب و راه اندازی: نصب و پیکربندی این سیستم‌ها نیاز به متخصصین دارد که می‌تواند هزینه‌های اضافی را به همراه داشته باشد.
• هزینه نگهداری: این سیستم‌ها به تعمیر و نگهداری منظم و گاه به گاه نیاز دارند که می‌تواند شامل هزینه‌های قطعات و خدمات باشد.
• هزینه‌های مربوط به نرم افزار: بسیاری از سیستم‌های سنتی حضور و غیاب و کنترل تردد برای کار به نرم افزار اختصاصی نیاز دارند که نیاز به مجوزهای گران قیمت دارد و به روز رسانی های آنها نیز هزینه بر است.
• تقسیم‌بندی داده‌ها: داده‌های پراکنده در شعبه های مختلف می‌تواند منجر به نا هماهنگی‌هایی منجر شود و دستیابی به دیدی واحد از کسب‌وکار را دشوار کند.
• گزارش گیری پیچیده: تولید گزارش های تلفیقی از منابع داده های متعدد می تواند زمان بر و مستعد خطا باشد.
• مدیریت پرسنل: پیگیری حضور پرسنل در مکان‌های مختلف بدون یک سیستم متمرکز می‌تواند چالش برانگیز باشد. 
• شکاف های ارتباطی: عدم به اشتراک گذاری داده ها در زمان واقعی می تواند منجر به تاخیر و عدم ارتباط بین شعب شود.

حتما بخوانید: نرم افزار ردیابی آنلاین ویزیتور و بازاریاب زون چگونه به سازمان ها کمک می کند؟

2- هزینه های تغییر لوکیشن جهت حضور و غیاب شرکت های چند شعبه ای

شرکت‌های چند شعبه‌ای با چالش‌های منحصر به فردی در زمینه مدیریت حضور و غیاب کارکنان خود مواجه هستند، به خصوص زمانی که شعبه نیاز به جابجایی مکانی داشته باشد. مجبور به هزینه کردن مجدد برای جهت جابجایی دستگاه های حضور و غیاب  هستند که منجر به هزینه‌های اضافی  می شود. 

اپلیکیشن زون چگونه مدیریت شرکت های چند شعبه ای را ساده می کند

زون با قابلیت ها و ویژگی های پیشرفته خود چالش هایی که در مقابل مولتی کمپانی ها وجود دارد برطرف می کند. می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• قابلیت دسترسی از هر کجا: کارکنان می‌توانند با استفاده از گوشی‌های هوشمند یا تبلت‌های خود در هر محل و زمانی حضور و غیاب خود را ثبت کنند، و این امکان را به شما می‌دهد تا اطلاعات حضور و غیاب را دقیق بدست آورید و از مشکلات مربوط به تأخیر یا غیبت کارکنان بکاهید.
• قابلیت انعطاف‌پذیری: سیستم‌ مبتنی بر ابر زون می‌تواند به راحتی برای  با نیازهای شما تنظیم شود، بنابراین می‌توانید از آنها برای مدیریت کارکنان در یک یا چندین محل کاری استفاده کنید. همچنین به کارکنان این امکان را می‌دهند تا درخواست مرخصی یا تعطیلی را به طور الکترونیکی ثبت کنند و از مدیران خود تأییدیه بگیرند، که فرآیند را آسان‌تر و کارآمدتر می‌کند.
• مدیریت متمرکز داده ها:زون به مشاغل این امکان را می دهد تا داده ها را از چندین شعبه به صورت متمرکز مدیریت کنند. حضور و غیاب کارکنان را در همه محل‌های کاری از طریق داشبورد مدیریت مرکزی در یک پایگاه داده واحد مدیریت کنید. 
• همگام سازی داده ها در لحظه: با زون، داده های شعبه های مختلف را می توان در زمان واقعی همگام کرد. این بدان معنی است که هر تردد یا به روز رسانی انجام شده در یک شعبه بلافاصله در پایگاه داده مرکزی منعکس می شود و اطلاعات به روز را در تمام شعب ارائه می دهد.
• امکان تعریف نامحدود افراد و ثبت اطلاعات پرسنلی: یکی از مزایای اصلی سیستم‌های مدرن حضور و غیاب مبتنی بر نرم‌افزار و اپلیکیشن، قابلیت تعریف نامحدود افراد و ثبت اطلاعات پرسنلی است. این قابلیت به شما این امکان را می‌دهد که بدون هیچ محدودیتی، اطلاعات مربوط به تمام کارکنان خود را در سیستم ذخیره کنید.
• ارائه گزارش کارکرد به صورت گروهی و انفرادی: زون گزارش‌های حضور و غیاب خودکار قدرتمندی را ارائه می دهد که به کسب و کارها اجازه می دهد گزارش های پویایی را بدون زحمت تولید کنند. و به شما در صرفه جویی در وقت و کاهش خطا کمک کند. 
• کاهش هزینه های ثبت حضور و غیاب: اپلیکیشن‌ حضور و غیاب زون  از مدل‌ اشتراک بر پایه ابر استفاده می‌کند که به شما امکان می‌دهد با پرداخت هزینه ماهانه به تمام قابلیت‌ها دسترسی داشته باشید، برخلاف سیستم‌های سنتی که نیاز به خرید مجوزهای نرم افزاری گران قیمت دارند.
• اپلیکیشن‌ به طور خودکار به‌روز می‌شود: بنابراین همیشه از جدیدترین قابلیت‌ها و اصلاحات امنیتی بهره می‌برید، بدون نیاز به خرید به‌روزرسانی‌های جدید
• کنترل های دسترسی کاربر: زون به مشاغل اجازه می دهد تا کنترل های دسترسی کاربر را تنظیم کنند و اطمینان حاصل شود که فقط پرسنل مجاز می توانند به داده های حساس دسترسی داشته باشند. این امر امنیت داده ها را افزایش می دهد و از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات مهم تجاری جلوگیری می کند.
• پنل مدیریتی پیشرفته و امکان تعریف سطوح دسترسی متنوع: نرم افزار حضور و غیاب زون، دارای  یک فضای کاربری یوزر فرندلی است و کارکردن با آن برای هر شخصی به راحتی ممکن است. همچنین این نرم افزار دارای داشبورد مدیریتی پیشرفته برای نظارت بر دورکاری، تعریف شیفت های کاری، محاسبه مرخصی، ماموریت و … است. 
• تعریف سطوح مختلف دسترسی برای افراد مختلف: از دیگر قابلیت های مهم نرم افزار حضور و غیاب زون به حساب می آید. به کمک این قابلیت می توان  سطح دسترسی به داده های حضور و غیابی برای افراد مختلف را به صورت جداگانه تعریف کرد. این نرم افزار علاوه بر ثبت متمرکز اطلاعات حضور و غیاب شعب مختلف، قابلیت های مدیریتی را در اختیار مدیران سازمان ها قرار می دهد. برخی از این قابلیت های عبارتند از ثبت و پیگیری انواع درخواست، مشاهده مرخصی، ثبت تردد فراموشی، مشاهده اطلاعات پرسنلی و…هم برای کارکنان سازمان فعال هستند.

بیشتر بخوانید: دورکاری چیست؟ مزایای دورکاری برای کارمندان و سازمان ها

نتیجه 

زون یک ابزار قدرتمند برای مشاغل با شعبه های متعدد است که یکپارچه سازی داده ها و مدیریت کارآمد عملیات را ارائه می دهد. با متمرکز کردن داده ها، همگام سازی به روز رسانی ها در زمان واقعی، و ارائه قابلیت های گزارش جامع، زون به کسب و کارها کمک می کند تا بر چالش های مدیریت چند شاخه ای غلبه کنند. خواه در حال ردیابی پرسنل، مدیریت حقوق و دستمزد یا تولید گزارش باشید، تضمین می کند که اطلاعات دقیق و به روزی را در اختیار دارید و به شما امکان می دهد تصمیمات آگاهانه بگیرید و موفقیت کسب و کار را به ارمغان بیاورید.