نرم افزار حضور و غیاب آنلاین | مزایای و معایب حضور و غیاب آنلاین

هر کسب‌وکاری، برای بقا باید به بهترین شکل کارمندان خود را مدیریت کند! این مدیریت چگونه انجام می شود؟ البته که عوامل مختلفی در این امر دخیل هستند، اما کنترل حضور و غیاب و حقوق ودستمزد یکی از اقدامات اصلی است! اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین یا همان اصطلاح Online attendance application در دنیای کنونی به عنوان یک روش پرکاربرد برای ثبت حضور و غیاب در محیط های آموزشی، سازمان های دولتی و خصوصی و سایر موسسات استفاده می شود. این روش با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات، اجازه می دهد که افراد ورود و خروج خود را تحت نظر قرار داده و به راحتی مدیریت کنند.

اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین چیست؟

اپلیکیشن حضور غیاب آنلاین برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان، پیمانکاران، دانش آموزان یا در سایر صنایعی که حضور و غیاب امری مهم به حساب می آید استفاده شود. استفاده از آن به منظور حفظ نظم و تسهیل در مدیریت روند کاری و آموزشی می تواند برای سازمان ها و موسسات بسیار مفید باشد. این روش امکانات بسیاری را در اختیار کاربران قرار می دهد که می توانند با استفاده از آنها به راحتی حضور و غیاب خود را ثبت کنند و همچنین برای مدیریت و کنترل دسترسی ها و داده های خود از آن استفاده کنند.

در مقاله اپلیکیشن حضور و غیاب هم می توانید اطلاعات بیشتری در این زمینه دریافت کنید.

 سیستم حضور و غیاب آنلاین چگونه کار می کند؟

سیستم حضور و غیاب یکی از الزامات حیاتی برای اطمینان از بهینه سازی بهره وری شرکت است. در حالی که برای بسیاری از مدیران دشوار است که مستقیماً حضور و غیاب را با بهره وری و درآمد مرتبط کنند، اما بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت حقوق و دستمزد است.

بهینه سازی دیجیتال در سال 2023 در خط مقدم قرار دارد و شرکت ها در سراسر صنایع از حضور آنلاین استفاده می کنند. فناوری همیشه واسطه بین افزایش بهره وری و رضایت نیروی کار بوده است. با یک سیستم حضور و غیاب آنلاین، شرکت شما می تواند بخش مدیریت نیروی کار ضروری و حقوق و دستمزد را خودکار کند.

اگر تا به حال مدیر یا سرپرست بوده اید، می دانید که ضبط حضور و غیاب دستی چقدر خسته کننده و وقت گیر است. در چشم انداز دیجیتال، جایی برای کار اضافی دستی وجود ندارد. هر شرکتی، صرف نظر از ماهیت و اندازه کسب و کار آن، می تواند از استفاده از یک برنامه حضور و غیاب آنلاین برای کارمندان بهره مند شود.

در این راهنمای جامع، ما به طور عمیق به نحوه عملکرد فناوری پشت ردیاب حضور و غیاب آنلاین و چرایی نیاز شرکت‌ها به اتخاذ چنین راه‌حلی نگاه می‌کنیم.

سیستم مدیریت حضور و غیاب آنلاین چگونه کار می کند؟

سیستم حضور و غیاب آنلاین یک نرم افزار اختصاصی است که برای مدیریت حضور و غیاب طراحی شده است اما مجموعه ای قوی از ابزارها را برای مدیریت نیروی کار نیز ارائه می دهد. یک برنامه حضور و غیاب آنلاین مانند زون مبتنی بر معماری ابری با یک پایگاه داده متمرکز و پشتیبان گیری از زیرساخت در چندین منطقه است.

مدیران، سرپرستان و کارمندان می توانند به داده های ذخیره شده در سیستم حضور و غیاب آنلاین با درجات مختلفی از دسترسی تعریف شده توسط سازمان دسترسی داشته باشند. از آنجایی که حضور آنلاین کاملاً بدون کاغذ است، مدیران منابع انسانی از مدیریت برگه‌های مرخصی، محاسبه دستی حضور و غیاب و تبدیل دقیق ساعات اضافه کاری و غیره آزادند.

زمان ذخیره شده را می توان در فعالیت های تجاری ضروری برای افزایش بهره وری و درآمد سرمایه گذاری کرد. کار یک سیستم حضور و غیاب آنلاین بسیار ساده است، به همین دلیل است که شرکت‌ها در سراسر صنایع آشکارا از آن استفاده می‌کنند. هیچ تغییر زیرساختی یا ارتقای سیستم برای اجرای حضور و غیاب آنلاین در یک سازمان مورد نیاز نیست.

همانطور که قبلا ذکر شد، بر روی ابر کار می کند. همه چیز مربوط به حضور و غیاب آنلاین در سرورهای ابری وجود دارد. برای راه اندازی یک سیستم حضور و غیاب آنلاین، مدیران باید مشخصات کارمند را وارد کرده و اجازه دسترسی را بدهند. بسته به روشی که استفاده می کنید، ممکن است تأیید کارمند مورد نیاز باشد.

به عنوان مثال، یک سیستم حضور و غیاب بیومتریک آنلاین از ویژگی‌های فیزیکی مانند اثر انگشت، اسکن عنبیه، تأثیر انگشت شست، تشخیص چهره و غیره برای شناسایی کارگران و ثبت حضور و غیاب استفاده می‌کند. یکی از مهمترین مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین، دسترسی آسان داده ها از هر مکان و هر زمان است.

مدیران می توانند با یک کلیک به داده های حضور و غیاب برای حقوق و دستمزد دسترسی داشته باشند. به همین ترتیب، سرپرستان می توانند بدون دخالت مدیران، در دسترس بودن کارگران را بررسی کنند. یک برنامه حضور و غیاب آنلاین به کارمندان اجازه می دهد به داده های شیفت دسترسی داشته باشند، حضور و غیاب را ثبت کنند و از تغییرات برنامه مطلع شوند.در جزئیات، اجازه دهید برخی از مزایا و معایب ضروری یک برنامه حضور و غیاب آنلاین را مورد بحث قرار دهیم.

مزایای اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین:

جلوگیری از خطا: سیستم های حضور و غیاب آنلاین آسیب پذیری خطای انسانی را از بین می برند. اغلب شکایات کارکنان در مورد داده های نادرست از تیم منابع انسانی منجر به محاسبات نادرست حضور و غیاب می شود و در نهایت بر حقوق تأثیر می گذارد. با مدیریت حضور و غیاب آنلاین می توان از بروز چنین خطاهایی به راحتی جلوگیری کرد.

کارآمدتر: نگهداری حضور و غیاب دستی دست و پا گیر است زیرا شامل ثبت دستی حضور و غیاب در برگه های زمانی می شود. از آنجایی که مدیران باید این جدول‌های زمانی را حفظ کنند و به صورت دستی داده‌ها را به صورت دوره‌ای وارد نرم‌افزار حقوق و دستمزد کنند، پیش‌بینی اینکه کل این فرآیند چقدر می‌تواند زمان‌بر باشد، دشوار نیست. سیستم های حضور و غیاب آنلاین به طور کامل زمان سنجی کارمندان را خودکار می کند. برنامه های حضور و غیاب آنلاین مدرن مانند زون را می توان به راحتی با نرم افزار حقوق و دستمزد ادغام کرد. این نیاز به اشتراک دستی داده ها بین نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد را حذف می کند.

ردیابی لحظه ای امکان‌پذیر است: یکی از ویژگی‌های منحصربه‌فرد برخی از سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین این است که امکان نظارت در زمان واقعی کارمندان را فراهم می‌کنند. در صنایعی مانند معدن، ساخت و ساز و تولید، که در آن نیروی کار در یک منطقه بزرگ پراکنده شده است، ردیابی حضور و غیاب در زمان واقعی به طور موثری از سرقت زمان جلوگیری می کند و ساعات کاری را با دقت بیشتری محاسبه می کند.

تولید گزارش های خودکار: مجموعه جامعی از ابزارهایی که قبلاً در مورد آنها صحبت کردیم شامل تولید گزارش های خودکار است. سیستم های حضور و غیاب خودکار و مدیریت زمان مانند زون دارای قابلیت داخلی برای تولید گزارش های روشنگر هستند. داده‌های موجود در این گزارش‌ها می‌تواند بهره‌وری شرکت و تصمیمات مدیریت نیروی کار را تسهیل کند.

ادغام با سایر نرم افزارها: ویژگی Plug and Play برنامه های حضور و غیاب آنلاین آنها را قوی تر می کند. زیرساخت ابری سیستم های حضور و غیاب آنلاین، سازگاری با HRM، حسابداری، بازاریابی و نرم افزار حقوق و دستمزد را امکان پذیر می کند. آزادی باورنکردنی از انتقال داده ها از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر، که یک کار فنی است و اغلب به خدمات یک تیم مهندسی شخص ثالث نیاز دارد.

بدون نیاز به تجهیزات جانبی اضافی، قابل دسترسی از طریق تلفن: نرم افزار مبتنی بر ابر به عنوان یک سیستم حضور و غیاب مبتنی بر تلفن همراه یا برنامه بدون سخت افزار نیز شناخته می شود. به آن سخت افزار کمتر گفته می شود زیرا نیازی به راه اندازی یا نصب هیچ وسیله جانبی ندارد. این برنامه‌ها را می‌توان روی تلفن‌های هوشمند کارگران مستقر کرد یا می‌توانید از آن به عنوان کیوسک استفاده کنید و برای ثبت حضور بی‌درنگ به پیکربندی اولیه نیاز دارید.

افزایش بهره وری: با استفاده از برنامه حضور و غیاب آنلاین، مدیران می توانند به راحتی دسترسی به اطلاعات دقیق حضور و غیاب کارکنان خود داشته باشند و در نتیجه برای بهبود عملکرد سازمانی خود اقدام کنند.

معایب اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین:

1- نیاز به بستر فنی و امنیتی: اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین نیازمند بستر فنی و امنیتی قوی است و ممکن است برای بسیاری از سازمان ها و موسسات هزینه بر باشد.

2- کاهش روابط اجتماعی: استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین ممکن است باعث کاهش روابط اجتماعی بین کارکنان شود. افراد در این روش به صورت مجازی با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند که ممکن است با کاهش ارتباطات حضوری و دیدارهای نزدیکی همراه باشد.

3- محدودیت در تشخیص خطای سیستم: اگر سیستم حضور و غیاب آنلاین دچار خطا شود، ممکن است برای تشخیص خطا و رفع آن زمان زیادی صرف شود. در برخی موارد، این خطا ممکن است منجر به اختلال در فرآیند کاری و یا ایجاد مشکل در پرونده کارمندان شود.

4- نیاز به آموزش کاربران: استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین نیازمند آموزش کاربران برای استفاده از سیستم است. اگر کاربران آموزش کافی نداشته باشند، ممکن است با مشکلات فنی و عملی در این سیستم روبرو شوند.

به طور کلی، حضور غیاب آنلاین یکی از روش های مفیدی برای مدیریت حضور و غیاب در سازمان ها و موسسات است. با این حال، قبل از استفاده از این روش، باید دقیقاً به مزایا و معایب آن توجه شود و نیازمندی های خاص سازمان و فرایندهای کاری آن بررسی شوند. همچنین، باید برای استفاده موثر از این روش، مطالعه و آموزش مناسب به کاربران توصیه می شود.

چرا باید از اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین استفاده کنم؟

در اینجا چند دلیل وجود دارد که کسب و کارها حضور و غیاب را پیگیری می کنند:

حضور و غیاب: برای دانستن اینکه آیا کارمندان غیبت می کنند، به موقع می آیند یا زودتر می روند.

حقوق و دستمزد: اگر کارمندان به صورت ساعتی یا برای اضافه کاری حقوق دریافت می کنند، این ساعات باید برای پرداخت دقیق حقوق و دستمزد اندازه گیری شود.

انطباق: در اکثر کشورهای توسعه یافته، این وظیفه کارفرماست که اطمینان حاصل کند که کارکنان بیش از حد قانونی کار نمی کنند و زمان دقیق بر اساس قوانین کار محاسبه می شود.

 
کدام صنایع می توانند از سیستم حضور و غیاب آنلاین بهره مند شوند؟

1. ساخت و ساز

این صنایع نیروی کار متصل به رایانه رومیزی در یک مکان ندارند. کارگران در صنایع تولیدی و ساختمانی از چندین منطقه دورافتاده راضی هستند. با سیستم های حضور و غیاب آنلاین می توان کارگران این صنایع را ردیابی کرد و حضور و غیاب آنها را به طور دقیق ثبت کرد. علاوه بر این، حصار جغرافیایی و هدف گیری GPS تضمین می کند که کارگران در هنگام ثبت حضور خود در محل کار هستند.

2. مدیریت تسهیلات

مدیریت زمان حضور و غیاب کارمندان برای کارکنان مدیریت تاسیسات می تواند چالش برانگیز باشد زیرا اکثر مدیران همیشه در حال حرکت هستند و از مکانی به مکان دیگر برای خدمت به مشتریان سفر می کنند. با سیستم های مدیریت حضور و غیاب آنلاین، مدیران مرکز می توانند از راه دور کارمندان را ردیابی کنند. آنها همچنین می توانند به اطلاعات ضروری کارکنان مانند زمان، مکان، تعداد کارگران و غیره دسترسی داشته باشند.

3. آموزش و پرورش

حضور و غیاب بخشی جدایی ناپذیر از صنعت آموزش است. جای تعجب نیست که مدارس و کالج ها یکی از مشتریان اصلی تولیدکنندگان سیستم حضور و غیاب آنلاین هستند. در پی شیوع بیماری همه گیر، موسسات آموزشی بیشتری به طور فعال از سیستم های حضور و غیاب آنلاین بدون لمس استفاده می کنند.

4. صنعت مراقبت های بهداشتی

در صنعت مراقبت‌های بهداشتی، تیم‌های منابع انسانی معمولاً مشغول اقدامات پزشکی و پیگیری بیمه، صورت‌حساب و انطباق هستند. در میان تمام این مسئولیت‌ها، ردیابی زمان کارمندان می‌تواند یک دردسر مهم در بهره‌وری باشد. به همین دلیل است که صنعت مراقبت های بهداشتی یکی از مشتریان اصلی راه حل های زمان سنجی مبتنی بر ابر است.

قیمت اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین

قیمت اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین بسته به ویژگی و امکاناتی مانند تعداد کاربران و نوع استفاده می تواند متفاوت باشد. همچنین، شرکت های مختلفی در بازار ارائه دهنده این محصول هستند که هر یک قیمت های متفاوتی دارند.

خرید اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین

برای خرید اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین می توانید با شرکت های تولید کننده تماس بگیرید و قیمت و امکانات را بررسی کنید. همچنین، می توانید از سایت های مقایسه قیمت استفاده کنید تا قیمت ها ی مختلف را با هم مقایسه کنید و بهترین گزینه را برای خود انتخاب کنید.

 اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین با همگام سازی خودکار برای نظارت بر حضور و غیاب 

با استفاده از سامانه حضور و غیاب آنلاین، کارمندان را در هر دستگاه و هر مکان پیگیری کنید. داده‌های حضور و غیاب به طور خودکار با ابر همگام‌سازی می‌شوند تا بتوانید عملکرد تیم را در هر مکانی نظارت کنید.

حضور و غیاب دقیق، چه در روزهای کاری و چه روزهای استراحت

یک تقویم تعطیلات تنظیم کنید و یک برنامه کاری سفارشی ایجاد کنید تا به طور دقیق ساعات کار را در روزهای کاری یا روزهای استراحت نظارت کنید.

حضور در محل واقعی با موقعیت جغرافیایی

اطمینان از حضور و غیاب دقیق با استفاده اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین مبتنی بر لوکیشن. مطمئن شوید که تیم شما در زمان مناسب در مکان مناسب قرار دارد و از همه عملیات ها دید پرنده ای دریافت کنید.

فناوری پیشرفته تشخیص چهره

زون هر یک از اعضای تیم را به طور دقیق با فناوری تشخیص چهره پیشرفته تأیید می کند، بنابراین می توانید تقلب کارمندان را یک بار برای همیشه از بین ببرید.شما می توانید در مقاله کاربرد هوش مصنوعی (AI) در سیستم حضور و غیاب آنلاین تشخیص چهره به طور کامل با این فناوری آشنا شوید.

جلوگیری از تلاش برای جعل صورت حداکثر دقت و امنیت

با استفاده از فناوری تخمین عمق پیشرفته زون همیشه از اعتبار شخص اطمینان حاصل کنید، بنابراین نگران تلاش های جعلی با استفاده از تصاویر دو بعدی ایستا یا پویا نباشید.

حضور و غیاب را آنطور که می خواهید اجرا کنید

با دسترسی های قابل تنظیم، از تنظیمات استاندارد زون برای تصمیم گیری در مورد سطح دسترسی که به کارکنان خود می دهید استفاده کنید یا تنظیمات محدودیت را مطابق با نیازهای خود سفارشی کنید.

داده های حضور و غیاب مستقیماً به فرم حضور و غیاب وارد می شود

با برنامه حضور و غیاب آنلاین، داده های حضور و غیاب مستقیماً به جدول زمانی می رود. سپس گزارش‌های صفحه زمانی را می‌توان در قالب XLS یا CSV بارگیری کرد و به‌طور یکپارچه در نرم‌افزار حقوق و دستمزد خود آپلود کنید.

به روز رسانی لحظه ای

هرگز چیزی را از دست ندهید، نظارت دقیق نیاز به داده های دقیق دارد. با  نرم افزار حضور و غیاب آنلاین، زمانی که یک عضو ورود خود را ارسال می‌کند، لیست تردد ها در لحظه به‌روزرسانی می‌شوند، بنابراین می‌توانید زمان کمتری را برای مدیریت و زمان بیشتری را صرف انجام کار کنید.

تجزیه و تحلیل دقیق حضور و غیاب

ما شما را تحت پوشش قرار داده ایم، در مورد روزهای کاری یا ساعات کاری مورد انتظار تیم خود، روزهای غیبت، ساعات اضافه کاری، ورود دیرهنگام و خروج زودهنگام به دقت بپردازید. به راحتی ناسازگاری ها را بررسی و تجزیه و تحلیل کنید تا بتوانید راه حل ها را قبل از تبدیل شدن به یک مشکل معرفی کنید.

اضافه کاری تنظیم و محاسبه کنید

اجازه دهید نرم افزار حضور و غیاب آنلاین زون، حقوق و دستمزد شما را برایتان مدیریت کند.

از داده های حضور و غیاب برای محاسبه ساعات کار و اضافه کاری برای حقوق و دستمزد استفاده کنید. از اضافه کاری روزانه، اضافه کاری روز استراحت، اضافه کاری هفتگی و اضافه کاری تعطیلات رسمی، زون به شما انعطاف پذیری می دهد تا زمان شروع این اضافه کاری ها و نرخ آن ها را تعیین کنید.

به راحتی روزهای مرخصی کارمندان را مدیریت کنید

با سیستم حضور و غیاب آنلاین زون، اگر اعضا درخواست مرخصی دهند، مدیران می‌توانند درخواست‌های مرخصی را از طریق وب یا در حال حرکت تأیید، رد یا لغو کنند.

استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری عمیق در سیستم های حضور و غیاب آنلاین

در دنیای امروز، هوش مصنوعی و یادگیری عمیق به عنوان دو تکنولوژی پیشرفته ای شناخته می‌شوند که در بسیاری از صنایع و بخش‌های اقتصادی مورد استفاده قرار می‌گیرند. یکی از این بخش‌ها، سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین هستند.

سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین معمولا برای پایش و کنترل حضور و غیاب کارکنان در سازمان‌ها و شرکت‌ها استفاده می‌شوند. با این حال، با افزایش تعداد کارکنان و شعبات شرکت‌ها، کنترل حضور و غیاب به یک چالش بزرگ تبدیل شده است. به همین دلیل، استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری عمیق در سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین می‌تواند به عنوان یک راهکار موثر و کارآمد در این زمینه مطرح شود.

استفاده از هوش مصنوعی در سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین، به صورتی است که سیستم با استفاده از الگوریتم‌های یادگیری عمیق، توانایی تشخیص و شناسایی افراد را دارا می‌شود. به عبارت دیگر، با استفاده از این تکنولوژی، سیستم می‌تواند صورت فرد را به صورت خودکار و در لحظات کوتاهی شناسایی کند. بدین ترتیب، پرسنل مسئول حضور و غیاب نیازی به انجام این کار به صورت دستی ندارد و می‌تواند به صورت خودکار و بدون اشکال این کار را انجام دهد.

زون یک سیستم حضور و غیاب آنلاین و مدیریت زمان مدرن:

در اینجا ویژگی های برتر آن آمده است:

 1- امکان ثبت تردد بر اساس موقعیت جغرافیایی

2- حضور وغیاب تشخیص چهره با هوش مصنوعی

3- ارائه گزارشات پویا و قابل تنظیم به مدیران

4- امکان ثبت تمامیه درخواست ها به صورت آنلاین

5- امکان ثبت و مدیریت وظایف کارمندان

6- نرم افزار حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه

نتیجه گیری

اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین، یک راه حل موثر و جدید برای نظارت و مدیریت حضور و غیاب مجموعه هاست. این اپلیکیشن با استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته، به مدیران کمک می‌کند تا به سادگی و با دقت بیشتری به حضور و غیاب کارمندان نظارت کنند.همچنین، این سامانه حضور و غیاب آنلاین نیز کمک می‌کند تا به راحتی و به صورت خودکار حضور و غیاب خود را ثبت کنند.با این حال، برای استفاده موثر از این اپلیکیشن، باید به چالش‌هایی همچون مشکلات فنی، نیاز به دستگاه‌های مناسب و شبکه اینترنت پایدار توجه کرد.در نهایت، با توجه به نقاط قوت و ضعف سیستم حضور و غیاب آنلاین، می‌توان آن را به عنوان یکی از راه‌حل‌های موثر در مدیریت حضور و غیاب کارمندان معرفی کرد.