برنامه ریزی شیفت پرستاران مراکز مراقبت از سالمندان در منزل

برنامه ریزی شیفت برای مراکز مراقبت از سالمندان در منزل

مطالعات نشان می دهد که  درصد بالایی از افراد مسن (65 سال به بالا) خدمات مراقبت در منزل دریافت می کنند. و شیفت بندی مراکز مراقبت از سالمندان امری بسیار مهم می باشد. این موضوع می تواند به بهبود کیفیت مراقب و زندگی سالمندان تاثیر به سزایی داشته باشد. امکانات موجود، توانمندی های پرسنل، نیازهای سالمندان و تراز تخصصی خدمات ارائه شده از جمله عواملی هستند که می توانند در شیفت بندی موثر باشند.

 انتظار می رود که صدها هزار شغل دیگر در دهه های آینده در صنعت ایجاد شود تا با نیازهای جمعیت رو به افزایش، بیماری های مزمن گسترده و ظرفیت محدود بیمارستان ها مقابله شود.  و با حرکت بزرگ به سمت سلامت مبتنی بر خانه در سیستم های مراقبت های بهداشتی سنتی، هم از نظر کاهش هزینه و هم از نظر بهبود نتایج بیمار گامی بزرگ برداشته شود.

بیایید نگاهی دقیق‌تر به چالش های اصلی برنامه ریزی نوبت کاری برای آژانس های مراقبت در منزل امروز بیندازیم و راه‌حل هایی را که ممکن است برای حرکت با اطمینان و ادامه ارائه خدمات با کیفیت بالا به بیماران در همه ی زمان‌ها استفاده کنید، بررسی کنیم.

 
5 چالش بزرگ برنامه ریزی شیفت در صنعت مراقبت در منزل

1. کمبود کارکنان

برای ارائه مراقبت موثر به افراد نیازمند، نیاز به یک پرسنل اختصاصی است. با این حال، متأسفانه، کمبود پرسنل یک مشکل اساسی در صنعت مراقبت های بهداشتی در سراسر جهان است و مراکز مراقبت در منزل نیز از آن مصون نیستند.

در حالی که صنعت مراقبت در منزل در حال حاضر به دلیل نرخ بالای جابجایی کارکنان بد نام است، چالش کمبود کارکنان این موضوع را تشدید می کند. به علاوه، کمبود کارکنان با تأثیر وحشتناکی بر روحیه و رفاه کارکنان، بر کیفیت کلی مراقبت‌های بهداشتی تأثیر می‌گذارد. به هر حال، زیاد کار کردن (و دستمزد کم) یک فاجعه فرسودگی شغلی است، و شما نمی توانید به خوبی از دیگران مراقبت کنید، در حالی که خودتان به سختی کار می کنید.علاوه بر این، برنامه ریزی شیفت زمانی به یک کابوس لجستیکی تبدیل می شود که کارکنان کافی در دسترس نباشند.

این را تصور کنید: فهرستی از مشتریان دارید که نیاز به مراقبت شبانه روزی دارند، اما فقط نیمی از تعداد کارکنان برای انجام این شیفت ها نیاز دارند. شما چاره ای ندارید جز اینکه کارمندان یکسان را برای چندین شیفت برنامه ریزی کنید، نیاز آنها به استراحت را نادیده بگیرید و کسب و کار خود را در معرض خطر افزایش هزینه های اضافه کاری و نرخ گردش مالی رو به رشد قرار دهید. به عبارت دیگر، شما یک اثر دومینویی از هرج و مرج زمان بندی دریافت می کنید.

راه حل ها:

اولاً، بیایید یک چیز را روشن کنیم - ما اینجا نیستیم که روی مشکل پول بگذاریم. مطمئنا، ارائه حقوق و مزایا رقابتی مهم است، اما این به تنهایی یک جریان ثابت از متقاضیان واجد شرایط را تضمین نمی کند.

 بر ایجاد یک فرهنگ کاری مثبت تمرکز کنید: ایجاد حس رفاقت در میان کارکنان و ترویج یک محیط کاری حمایتی می تواند در حفظ کارکنان فعلی و جذب افراد بالقوه کمک زیادی کند. میزبانی فعالیت های تیم سازی، سازماندهی رویدادهای قدردانی و ارائه فرصت هایی برای توسعه حرفه ای می تواند به این فرهنگ سازی کمک شایانی کند

در استخدام خلاق باشید: ارسال پست در تابلوهای شغلی و رسانه‌های اجتماعی یک شروع عالی است، اما خود را به این محدود نکنید. می‌توانید در رویدادهای استخدام محلی و نمایشگاه‌های شغلی شرکت کنید، با دانشگاه ها و برنامه‌های آموزشی محلی شریک شوید و پاداش‌های ارجاع را برای کارمندان فعلی ارائه دهید.

فناوری را فراموش نکنید: با تبدیل شدن سلامت از راه دور به یک ستون اصلی در مراقبت‌های بهداشتی، چرا نمی‌توانید گزینه‌های کار از راه دور را برای برخی موقعیت‌ها اجرا کنید؟ این می تواند مجموعه بزرگتری از کارمندان بالقوه را باز کند که ممکن است نتوانند به صورت فیزیکی به دفتر یا خانه مشتری رفت و آمد کنند.

2. تغییرات مستمر برنامه

تغییرات نیازهای مشتری در آخرین لحظه ، در دسترس نبودن پرسنل، موارد اضطراری غیرمنتظره ای که ظاهر می شوند، این تغییرات برنامه پیچیده نیاز به رویکردی چابک و انعطاف پذیر دارد که برای افراد ضعیف مناسب نیست.

 اول از همه، هنگامی که کارمندان بیمار می شوند یا شرایط اضطراری شخصی دارند، فقط پیدا کردن شخصی برای پوشش شیفت کاری آنها نیست. همچنین حصول اطمینان از اینکه مراقب جایگزین دارای مهارت ها و صلاحیت های مناسب برای ارائه مراقبت های لازم برای بیمار است. این بدان معناست که مدیران باید برای یافتن یک جایگزین مناسب در آخرین لحظه تقلا کنند و این می تواند منجر به درگیری ها و خطاهای برنامه ریزی شود.

 ثانیاً، هنگامی که مشتری درخواست کمک می کند، سرعت بسیار مهم است. پذیرش درخواست و تعیین تکلیف کارمند باید به سرعت انجام شود تا اطمینان حاصل شود که بیمار مراقبت های مورد نیاز خود را در اسرع وقت دریافت می کند. این بدان معناست که مدیران باید آماده تصمیم گیری در لحظه باشند و برنامه ها را بر اساس آن تنظیم کنند.

حال تصور کنید که به صورت روزانه با این چالش ها مقابله کنید.

 تغییرات مداوم برنامه می تواند حفظ سطح بهینه خدمات را برای مراکز مراقبت در منزل دشوار کند، که به نوبه خود می تواند بر رضایت بیمار و روحیه مراقبین تأثیر بگذارد.

راه حل ها:

به طور منظم ارتباط برقرار کنید: برای مقابله موثر با تغییرات مستمر برنامه، حفظ ارتباط منظم با مراجعین، خانواده ها و مراقبین مهم است. اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما می دانند که ممکن است تغییرات در برنامه آنها ضروری باشد و آنها را تشویق کنید که انعطاف پذیر باشند. همه را از آخرین تغییرات آگاه نگه دارید و تمام اطلاعات مورد نیاز را برای انجام تنظیمات لازم در اختیار آنها قرار دهید.

یک برنامه پشتیبان داشته باشید: حتی با بهترین برنامه ریزی و آینده نگری، شرایط اضطراری غیرمنتظره ممکن است رخ دهد. برای جلوگیری از هر گونه اختلال در مراقبت، مطمئن شوید که یک برنامه پشتیبان در اختیار دارید. چه داشتن مجموعه ای از کارگران در حال خدمت که می توانند در یک لحظه وارد عمل شوند یا سیستمی برای جابجایی در برنامه ها، مطمئن شوید که برنامه ای برای مقابله با شرایط اضطراری یا لغو لحظه آخری دارید.

نرم‌افزار زمان‌بندی کار را در کار خود قرار دهید: یکی از بهترین راه‌ها برای مدیریت تغییرات مداوم برنامه، استفاده از فناوری به نفع خود است. این به معنای سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار زمان‌بندی قابل اعتماد است که استفاده از آن آسان است و همه کارکنان می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند. با کمک فناوری، می‌توانید شیفت‌ها را پیگیری کنید، برنامه‌ها را به‌سرعت و کارآمد به‌روزرسانی کنید، مراقبان را از هرگونه تغییر مطلع کنید و مطمئن شوید که همه در یک صفحه هستند.

 نکته حرفه ای:

زون ابزار اصلی شما برای برنامه ریزی شیفت کارمندان در آژانس مراقبت در منزل شما است. با کمک آن، مدیریت برنامه های تیم شما هرگز ساده تر از این نبوده است.

 این نرم افزار تنظیمات انعطاف پذیری دارد و به شما امکان می دهد انواع شیفت سفارشی یا هر نوع شیفت کاری دیگری که به طور خاص برای نیازهای آژانس شما نیاز است ایجاد کنید. به‌علاوه، ظاهر بصری با جدول‌های زمانی شکیل، زمان‌بندی شیفت را برای کاربران و مدیران لذت‌بخش می‌سازد.

 زون همچنین قسمت اعلان‌های خودکار را در خود جای داده است، به این معنی که دیگر هیچ یادآوری خسته‌کننده‌ای یا تعقیب کارکنان برای تأیید شیفت کاری‌شان وجود ندارد. و به لطف گزارش های کارآمد آن، می توانید به راحتی برنامه ریزی نوبت کاری خود را بهینه کنید تا اطمینان حاصل کنید که آژانس شما مانند یک ماشین روغن کاری شده کار می کند.

3. عدم برنامه ریزی

با توجه به چالش فوق در مورد تغییرات مستمر برنامه، بسیاری از مراکز مراقبت در منزل تمایل زیادی به کارمندان در حال حاضر دارند. با این حال، بدون داشتن یک برنامه مشخص، شما در معرض خطر رزرو بیش از حد یا کمتر از رزرو پرسنل قرار می‌گیرید، که زمینه مناسبی را برای فرسودگی کارمندان یا مراقبت ناکافی از مشتریان ایجاد می‌کند و این در هیچ کجا به اندازه دنیای نوبت‌های کاری مشهود نیست.

این را تصور کنید: آژانس شما یک افزایش ناگهانی تقاضا برای خدمات مراقبت در منزل دارد و از کارکنان در حال خدمت می‌خواهد تا به سرعت بالا بروند. اما صبر کنید، یک مشکل وجود دارد! شما نتوانستید برای این افزایش ناگهانی برنامه‌ریزی کنید، و اکنون کارکنان آماده‌کننده شما محدود شده‌اند که منجر به تاخیر در ارائه خدمات و ناامید شدن مشتریان می‌شود. و شما با یک کابوس بزرگ روبرو هستید!

 نه تنها این، بلکه عدم برنامه ریزی همچنین منجر به بار بیش از حد همان مجموعه کارکنان در حال خدمت می شود که منجر به نارضایتی شغلی و جابجایی بیشتر می شود. و باید بدانیم، استفاده بیش از حد از هر چیزی همانند سم است، و تکیه بر همان افراد برای رسیدگی به شرایط اضطراری نه تنها برای رفاه آنها بلکه برای بهره وری آژانس شما نیز مضر است.

راه حل ها:

از قبل برنامه ریزی کنید: همیشه از قبل یک برنامه منظم ایجاد کنید. و کارمندان را نسبت به آن آگاه کنید که هر یک از کارمندان از قبل بدانند که چه زمانی قرار است کار کنند و هر گونه تغییر را در اسرع وقت اعلام کنند تا از لغو لحظه آخری جلوگیری شود.

یک سیستم برنامه ریزی ساختاریافته را اعمال کنید: شیفت های کارمند را بر اساس نیازهای هر بیمار برنامه ریزی کنید و شیفت های چرخشی را در بین کارمندان خود در نظر بگیرید. با انجام این کار، می توانید تعادل بین کار و زندگی بهتری را بین کارمندان حفظ کنید، از هزینه های اضافه کاری جلوگیری کنید و اطمینان حاصل کنید که همیشه کارکنان کافی برای ارائه مراقبت با کیفیت در دسترس هستند.

گزینه ای برای خود برنامه ریزی کارمندان ارائه دهید: اگر کارمندان بتوانند شیفت ها را بر اساس در دسترس بودن، ترجیحات و نیازهای خود انتخاب کنند، کنترل بیشتری بر تعادل کار و زندگی خود به دست می آورند، در حالی که شما فرصتی برای کاهش اتکا به شیفت های حین کار و حفظ آن دارید. و باعث رضایت شغلی بالاتری در محل کار می شود.

تشویق ثبات: به کارمندانی که به طور مداوم در شیفت های برنامه ریزی شده خود حاضر می شوند با ارائه مزایای اضافی یا دستمزد بالاتر، پاداش دهید و به رسمیت بشناسید. و با این روش نیروی کار قابل اعتمادتری ایجاد می کنید.

نکته حرفه ای:

با برنامه ی حضور و غیاب زون ، کارمندان شما می توانند شیفت ها و تاریخ های کاری دلخواه خود را انتخاب کنند و نگرانی کمتری برای شما باقی می گذارد. اما کارفرمای گرامی نگران نباشید، زیرا شما آخرین حرف را در این فرآیند می زنید و کنترل کامل را برای بررسی و ویرایش برنامه های زمانی که مناسب می دانید حفظ می کنید.

4. هزینه های اضافه کاری

در صنعت مراقبت در منزل، پرداخت اضافه کاری طبق قانون الزامی است. این یک امتیاز یا جایزه نیست، یک الزام است. و هنگامی که با تعداد زیادی از مراقبین سروکار دارید که ساعات طولانی کار می کنند (شیفت های 12 یا 24 ساعته)، هزینه های اضافه کاری می تواند به سرعت از کنترل خارج شود. و با یک حساب سر انگشتی می توان به افزایش 40 درصدی به ازای هر ساعت کار بیشتر را در نظر گرفت.

و نکته مهم اینجاست - بسیاری از مراکز مراقبت در منزل بودجه ثابتی دارند که نمی توانند از آن تجاوز کنند. بنابراین هنگامی که هزینه های اضافه کاری شروع به کاهش بودجه می کند، حفظ همان سطح مراقبت بدون پرداخت بیش از حد بودجه برای آنها به یک چالش مهم تبدیل می شود.

برخی انتخاب می‌کنند که تعداد شیفت‌های موجود را کاهش دهند، که به این معنی است که مراقبان کمتری برای ارائه مراقبت در دسترس هستند. برخی دیگر باید برنامه های آموزشی و حمایتی را برای مراقبین خود کاهش دهند، که می تواند بر کیفیت مراقبت ارائه شده تأثیر بگذارد.

راه حل ها:

ساعات کار کارکنان را با تقاضای بیمار هماهنگ کنید: گاهی اوقات، تقاضای بیمار می تواند نوسان داشته باشد و برخی از بیماران ممکن است در طول زمان به حمایت کمتری نیاز داشته باشند. بنابراین، کاهش ساعات کار مراقبان بر اساس تقاضای بیمار، از جمله اینکه هر چند وقت یک‌بار بیماران به کمک نیاز دارند یا اینکه در هر شیفت به چند مراقب نیاز دارند، می‌تواند به جلوگیری از افراط در کارکنان کمک کند.

نیازهای پرسنلی خود را تعیین کنید: عواملی مانند دقت بیمار، موانع زبانی و شرایط پزشکی که نیاز به مراقبت تخصصی دارند را در نظر بگیرید. این به شما کمک می کند تا تعداد مناسب کارکنان و سطح تخصص مورد نیاز را دریابید.

روی تیم خود سرمایه گذاری کنید: کارکنان شاد برابر با گردش مالی کمتر و برابر است با اضافه کاری کمتر. بنابراین، با مراقبت از حفظ کارکنان خود، می توانید هزینه های غیر ضروری را به میزان قابل توجهی کاهش دهید. این به معنای ارائه دستمزدهای رقابتی، مزایای جامع و فرصت های توسعه حرفه ای است.

ردیابی زمان کارمندان: با ردیابی منظم ساعات کاری مراقبین، به راحتی هرگونه اضافه کاری برنامه ریزی نشده را شناسایی کرده و آن را با ساعات صورتحساب یا بودجه خود برای شناسایی و رفع مازاد بالقوه مقایسه می کنید.

حتما بخوانید: مقاله ی محاسبه ی اضافه کار در قانون کار

نکته حرفه ای:

مدیریت و کنترل هزینه های اضافه کاری می تواند دشوار باشد. اما خوشبختانه زون اینجاست تا به شما کمک کند در بازی خود بمانید.

این نرم افزار امکان ردیابی دقیق زمان را فراهم می کند و کمک می کند تا دقیقاً میزان اضافه کاری کارمندانتان را بررسی کنید. و به نوبه خود به شما امکان می‌دهد تصمیمات برنامه‌ریزی هوشمندانه ‌تری بگیرید و اطمینان حاصل کنید که فقط زمانی که واقعاً ضروری است برای زمان اضافی پرداخت داشته باشید.

اما این همه چیز نیست، اپلیکیشن زون گزارش‌ها و بینش های دقیقی را ارائه می‌کند که می‌تواند به شما در شناسایی الگوهای عملکرد، کارهای اتلاف وقت و سایر روندهایی که منجر به هزینه‌های اضافه کاری بالاتر می‌شوند، کمک کند. از آنجا، شما می توانید برای رسیدگی به دلایل اصلی این مسائل و ایجاد تغییراتی که در نهایت باعث افزایش پس انداز در سازمان شما می شود، کار کنید.

5. روش های زمان بندی منسوخ شده

روش‌های قدیمی زمان‌بندی دستی می‌تواند منجر به خطاها و نادرستی‌هایی شود که به کارایی و سود آژانس لطمه می‌زند. اما، دقیقا چه چیزی آنها را تا این حد مشکل ساز می کند؟

 این روش ها زمان بر هستند: برنامه‌ریزی با دست می‌تواند ساعت‌ها طول بکشد، اگر نه روزها، و با تغییر برنامه‌های دائمی کارکنان مراقبت‌های خانگی، اشتباهات تقریباً اجتناب‌ناپذیر هستند. با روش‌های زمان‌بندی قدیمی، مدیریت تغییرات برنامه لحظه آخری، غیبت کارکنان و درخواست‌های مشتری برای آژانس‌ها یک کابوس است که منجر به نقص در مراقبت و رضایت ضعیف مشتری می‌شود.

روش‌های زمان بندی مبتنی بر کاغذ مستعد خطاهای انسانی هستند: ممکن است به دلیل اشتباهات وارد کردن داده‌ها، مراقبان دوبار رزرو شوند یا برای یک شیفت غیرقابل دسترسی برنامه‌ریزی شوند. علاوه بر این، با برنامه های منسوخ شده، کارکنان آژانس ممکن است به اشتباه در زمان نامناسب در خانه مشتریان حاضر شوند یا اصلاً در خانه مشتریان حاضر نشوند، که بر شهرت و اعتماد آژانس تأثیر می گذارد.

روش‌های زمان بندی دستی آن را در دنیای مدرن و مبتنی بر فناوری ما کاهش نمی دهند: بسیاری از آژانس‌های مراقبت خانگی که به فناوری تکیه نمی‌کنند، برای همگام شدن با رقبای خود تلاش می‌کنند و ممکن است از دست دادن مشتریان رنج ببرند.

به طور کلی، برنامه ریزی نوبت کاری برای مراکز مراقبت در منزل یک فرآیند پیچیده است و روش های برنامه ریزی منسوخ تنها به چالش می افزایند. با استفاده از نرم‌افزارهای جدید و پیشرفته برنامه‌ریزی، مراکز می‌توانند خطاها را کاهش دهند، کارایی مراقب را به حداکثر برسانند، مراقبت بهینه را به مشتریان ارائه دهند و در یک صنعت دائماً در حال تحول رقابتی باقی بمانند.

راه حل:

زون راه حل برنامه ریزی کاری است که آژانس مراقبت در منزل شما به آن نیاز دارد تا با خواسته های زندگی مدرن مطابقت داشته باشد. با ویژگی های کاربر پسند و فناوری به روز، تعجب خواهید کرد که چگونه تاکنون بدون آن مدیریت کرده‌اید.

زون راه حل مدرن شیفت بندی کار است که برای آژانس مراقبت در منزل شما بسیار مفید است. امکاناتی که این برنامه ارائه می دهد:

• تنظیم و تعریف انواع شیفت کاری 
• ویژگی های خود برنامه ریزی کارکنان
• عملکرد قوی برای مدیریت ساده زمان استراحت
• گزارش های جامعی که برنامه ریزی منابع شما را سریع تر می کند.

حضور و غیاب در مراکز مراقبت از سالمندان در منزل

اپلیکیشن حضور و غیاب زون هشدارهایی را برای یادآوری شیفت های آتی، تغییرات اخیر برنامه زمانی و درخواست های مرخصی ارسال می کند. به‌علاوه، می‌توانید از طریق برنامه تلفن همراه به همه چیز دسترسی داشته باشید، که باعث می‌شود در لحظه از برنامه ی خود مطلع باشید. و براحتی حضور هر یک از پرسنل را در هر نقطه از شهر کنترل نمایید.

نتیجه

برنامه ریزی نوبت کاری موثر برای مراکز مراقبت در منزل دارای مزایای غیر قابل انکاری است:

•  مشتریان بسیار راضی
• کاهش نرخ گردش مالی
• افزایش بهره وری و کارایی
• ارتباطات بهبود یافته
• انطباق بهتر با مقررات

با ایجاد برنامه های شیفت کاری، انعطاف پذیر، استفاده از راه حل‌های نرم افزاری مدرن، برقراری ارتباط فعال با کارمندان، و پیگیری جدی غیبت های کارکنان، می‌توانید به طور موثر با چالش های زمان بندی نوبت ها کنار بیایید و مطمئن باشید که عملیات شما ثابت می ماند.

با این اوصاف، امیدواریم راه حل های ذکر شده در این پست به شما ایده بهتری در مورد نحوه مدیریت برنامه های نوبت کاری به خوبی داده باشد. با پیروی از این دستورالعمل ها، آژانس مراقبت در منزل خود را برای موفقیت آماده خواهید کرد زیرا به ارائه خدمات درجه یک ادامه می دهد.