تهیه فرم حضور و غیاب کارمندان در اکسل

ساخت فرم حضور و غیاب در اکسل

ساختن یک فرم حضور و غیاب دقیق در اکسل می تواند نظارت بر حضور و غیاب، پیگیری غیبت ها و مدیریت برنامه ریزی نیروی کار را تا حد زیادی برای شما آسان کند.

در این مقاله روش ساخت لیست حضور و غیاب کارکنان در اکسل EXCEL و همچنین به معرفی مزایا و معایب آن نیز پرداخته ایم. شما با دنبال کردن این مقاله می توانید از مزایای و معایب حضور و غیاب در برنامه ی اکسل مطلع شوید و مناسب ترین نرم افزار حضور و غیاب جایگزین را با توجه به نیاز سازمان خود خریداری و استفاده نمایید.

لیست حضور و غیاب در اکسل چه پارامترهایی دارد؟

در یک فایل اکسل برای ثبت و مدیریت حضور و غیاب کارکنان، می توانید بهترین ساختار را بر اساس نیازهای سازمان خود طراحی کنید. پارامترهای معمولی که ممکن است در یک جدول حضور و غیاب در اکسل باشد :

• نام و نام خانوادگی کارمند: جهت شناسایی کارمندان
• شماره کارمندی یا شناسه ی منحصر به فرد: برای اختصاص کد یکتا به هر کارمند
• تاریخ حضور: زمان شروع روز کاری کارمند
• ساعت ورود: زمان ورود به محل کار
• تاریخ خروج: زمان خروج از محل کار
• کسر کار: مدت زمان تاخیر یا تعجیل کارمندان
• اضافه کار: میزان ساعت اضافه تر از موظفی را محاسبه می کند.
• محاسبه ی کارکرد: فیلدی که با استفاده از فرمول های اکسل مجموع ساعت کاری پرسنل را محاسبه می کند.
• مجوزها و مرخصی ها: محاسبه ی مدت زمان مرخصی و مجوزات دیگر

نحوه ساخت فرم حضور و غیاب در اکسل

در این فیلم آموزشی، نحوه ی ساخت فرم حضور و غیاب ساده برای شما آورده شده است:

آموزش طراحی لیست حضور و غیاب در اکسل

در فیلم آموزشی لیست حضور و غیاب به صورت کامل نحوه ی ساخت یک لیست حضور و غیاب در اکسل به شما آموزش داده شده است:

نمونه از لیست حضور و غیاب کارکنان در اکسل

با توجه به اینکه نرم افزارهاو دستگاه های حضور و غیاب متنوعی در بازار موجود است اما هنوز مجموعه هایی هستند که از فرم های اکسل استفاده می کنند برای همین منظور در این قسمت از مقاله به مزایا و معایب استفاده از اکسل برای کنترل حضور و غیاب پرداخنه ایم.

حتما بخوانید: مقاله ی حضور و غیاب با موبایل

حضور و غیاب در برنامه ی اکسل به عنوان یک روش سنتی ممکن است مزایا و معایب خود را داشته باشد. در این قسمت به برخی از آنها اشاره می کنیم:

مزایا استفاده از فرم حضور و غیاب اکسل

• استفاده آسان: پر کردن مقادیر فرم حضور و غیاب در اکسل توسط کارمندان آسان است. و کارمندان برای آموزش وارد کردن جزئیات خود در ستون های مربوطه نیازی به کمک زیادی ندارند. و اگر مشکلی با الگوی حضور و غیاب اکسل وجود داشته باشد، می توانید نحوه استفاده از آن را به آنها آموزش دهید. 
• جمع آوری اطلاعات: الگوهای فرم حضور و غیاب برای کمک به جمع آوری اطلاعات از مجموعه ی خود طراحی شده اند. با سوابق زمانی، شما منبع ارزشمندی از اطلاعات برای گزارش عملکرد، کشف روندهای منفی و اشاره به مناطقی برای بهبود دارید.
• دسترسی: اکسل برای هر کاربر مایل به راحتی در دسترس است. می توانید آن را در رایانه، تبلت و سایر پلتفرم های پشتیبانی کننده خود دانلود کنید. هنگامی که آن را دانلود کردید، می توانید در هر زمان به صفحه گسترده حضور و غیاب کارمندان از دستگاه دسترسی داشته باشید و حتی تنظیمات را به صورت آفلاین انجام دهید. این روش برای کارمندان شما که از راه دور کار می کنند مفید است.
• راه حل مقرون به صرفه: در مقایسه با روش های دیگر، این یک راه حل مقرون به صرفه است، به ویژه برای مشاغل کوچک و متوسط، زیرا اکسل اغلب به راحتی در دسترس است.
• سفارشی سازی: اکسل به شما امکان می دهد یک سیستم ردیابی حضور و غیاب شخصی سازی شده متناسب با نیازهای خود ایجاد کنید.

معایب استفاده از لیست حضور و غیاب اکسل

همانطور که در بالا اشاره شد، اکسل مزایای آشکاری دارد. با این حال، معایبی هم دارد که در زیر مورد بحث قرار می گیرد.

• مستعد دستکاری: از آنجایی که برگه های اکسل به ورودی های دستی متکی هستند، این کار آنها را مستعد دستکاری می کند. کارمندان ممکن است از این موقعیت برای وارد کردن ورودی های نادرست بر اساس زمان و حضور استفاده کنند. حتی ممکن است کارمندان شما از پروکسی برای پر کردن برخی سوابق استفاده کنند. یک مثال خوب از آن این است که همکاران برای اعضای تیم غایب خود «حضور» می زنند یا ساعت ساعت را اشتباه وارد می‌کنند. این موقعیت ها باعث می شود که روند تا حدی اعتبار خود را از دست بدهد.
• ویژگی های لیست حضور و غیاب وجود ندارد: فرم گسترده حضور و غیاب اکسل فاقد ویژگی‌های پیشرفته مانند زمان‌بندی کارمندان و مدیریت حقوق و دستمزد است. و باعث می شود انجام برخی از عملکردها وقت گیرتر باشد. به عنوان مثال، شما باید حقوق و دستمزد را به صورت دستی محاسبه کنید.علاوه بر این، ممکن است مشکلاتی در لینک کردن خروجی حضور و غیاب با سایر ابزارهای ضروری وجود داشته باشد. به این معنی که برای به دست آوردن نتیجه باید از چندین ابزار استفاده کنید.
• مشکل در مدیریت: لیست حضور و غیاب اکسل با توجه به معایب فوق کاملاً دستی است. در نتیجه، کار کردن با آن دشوار است، زیرا کارمندان باید به صورت دستی ساعت ورود و خروج و سایر اطلاعات را در برگه حضور و غیاب پر کنند.
• اندازه گیری بهره وری سخت است: پس از اینکه کارفرمایان نحوه ایجاد برگه حضور و غیاب در اکسل را فهمیدند، مشکلات مربوط به بینش بهره وری به طور فزاینده ای رایج می شوند. به این دلیل که فرم حضور و غیاب فقط می تواند حضور و غیاب کارمندان و ساعات کاری آنها را ثبت کند. 
• خطاهای ورود داده ها: خطاهای انسانی در ورود داده ها می تواند منجر به عدم دقت شود و اصلاح آنها می تواند زمان بر باشد.
• اتوماسیون محدود: اکسل فاقد ویژگی های خودکار پیگیری حضور و غیاب است که منجر به ورود دستی داده ها و محاسبات می شود.
• مسائل مقیاس پذیری: مدیریت حضور و غیاب برای یک نیروی کار بزرگ می تواند در اکسل دست و پا گیر شود و آن را برای سازمان های گسترده کمتر مناسب کند.
• امنیت داده ها: فایل‌های اکسل اگر به اندازه کافی محافظت نشوند در معرض خطرات امنیتی قرار می‌گیرند و به طور بالقوه داده‌های حضور و غیاب حساس را به خطر می‌اندازند.
• عدم به روز رسانی در زمان واقعی: اکسل به‌روزرسانی‌های حضور و غیاب را در زمان واقعی ارائه نمی‌کند، که باعث می‌شود برای تصمیم‌گیری فوری یا هشدارها مؤثر نباشد.
• کنترل نسخه: هنگامی که چندین کاربر روی یک فایل اکسل کار می کنند، مشکلات مربوط به کنترل نسخه ممکن است ایجاد شود که منجر به تضاد داده ها می شود.

حضور و غیاب در اکسل

در جدول حضور و غیاب اکسل، شما می توانید به طور دقیق حضور و غیاب افراد را ثبت کنید و آمارهای مربوط به حضور و غیاب را بدست آورید. از ایجاد فرمت های منحصر به فرد برای نمایش وضعیت حاضری تا مدیریت کارمندان با استفاده از فرمول ها و توابع برای محاسبه ی تعداد روزهای کاری،اضافه کاری، کسرکار، مرخصی و ماموریت ها همچنین در این ابزار امکان ایجاد گزارشات تحلیلی برای شما فراهم شده است.

نتیجه گیری

اکنون می دانید که چگونه یک برگه حضور و غیاب در اکسل ایجاد کنید، می توانید از مزایای آن برای تقویت کسب و کار و گردش کار خود استفاده کنید. ردیاب حضور و غیاب اکسل به شما کمک می کند تا مسائل مربوط به حضور و غیاب را در سازمان خود شناسایی کنید، غیبت را کاهش دهید و روحیه را تقویت کنید. با داده های دقیق در مورد زمان صرف شده در محل کار و وظایف، می توانید برای آینده برنامه ریزی کنید. که شامل بودجه بندی و مدیریت حقوق و دستمزد می شود.