در این مقاله قصد داریم شما را با روش انتخاب بهترین سیستم حضور و غیاب آنلاین و آفلاین آشنا کنیم، در ابتدا لازم است ما با کاربرد این سیستم آشنا شوید و بعد از آن ویژگی های تخصصی را آنالیز کنید. سیستم های حضور و غیاب، نرم افزار پیگیری حضور کارکنان هستند که با نرم افزار حقوق و دستمزد یکپارچه می شوند.
اجرای لیست حقوق و دستمزد با سیستم حضور و غیاب باعث کاهش نیاز به ورود مضاعف شده و کارایی و دقت را بهبود می بخشد.سیستم های حضور و غیاب انواع مختلفی دارند، از جمله سیستم های بیومتریک.

دستگاه حضور و غیاب چیست ؟ 

_{سیستم‌های حضور و غیاب به کارمندان} اجازه می‌دهند تا از طریق دستگاه های حضور و غیاب، رایانه‌های متصل به اینترنت، دستگاه‌های تلفن همراه به صورت الکترونیکی ورود و خروج خود را ثبت کنند. برخی سیستم ها توانایی ورود و خروج از طریق پیام‌های متنی، برنامه‌های رسانه‌های اجتماعی  و سایر برنامه‌های ارتباطی را ارائه می‌دهند. گزارش‌های دقیق کار ارائه می‌دهند، و داده‌های بی‌درنگ در مورد اینکه چه کسی کار می‌کند، چه کسی نیست، چه کسی دیر حاضر شده و چه کسی به اضافه کاری نزدیک می‌شود را به ما نشان می دهد.

بسیاری از این سیستم ها هم راه حل های مبتنی بر ابر و هم راه حل های داخلی ارائه می دهند. سیستم‌های داخلی در سرورهای کسب‌وکار شما ذخیره می‌شوند، در حالی که سیستم‌های مبتنی بر ابر توسط ارائه‌دهنده سیستم حضور و غیاب شما نگهداری می‌شوند و به صورت آنلاین قابل دسترسی هستند.

هدف از سیستم حضور و غیاب چیست؟

سیستم حضور و غیاب برای مستندسازی زمان کار کارکنان است.  مدیریت حضور و غیاب را می توان با ثبت ساعات کار کارکنان بر روی کاغذ، استفاده از صفحات گسترده، پانچ کردن کارت های زمان، یا استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین برای شرکت شما انجام داد.

چرا نظارت بر حضور پرسنل امری مهم به حساب می آید؟

حضور منظم و وقت شناسی از ویژگی های حیاتی برای همه کارکنان است. حضور منظم در محل کار و حضور به موقع در محل کار برای کارکنان بسیار مهم است، زیرا عدم انجام این کار بر روحیه و بهره وری کارکنان تأثیر منفی می گذارد.

انتخاب سیستم حضور و غیاب

سیستم های حضور و غیاب مدیریت، ورود و خروج کارمندان را انجام می دهند. 

سیستم های حضور و غیاب، نرم افزار پیگیری حضور کارکنان هستند که با نرم افزار حقوق و دستمزد یکپارچه می شوند.

اجرای لیست حقوق و دستمزد با سیستم حضور و غیاب باعث کاهش نیاز به ورود مضاعف شده و کارایی و دقت را بهبود می بخشد.

سیستم های حضور و غیاب انواع مختلفی دارند، از جمله سیستم های بیومتریک.

این راهنما به خریداران در انتخاب یک سیستم حضور و غیاب کمک می کند تا بفهمند چگونه در بازار تحقیق کنند و بهترین سیستم را برای تجارت خود انتخاب کنند.

سیستم های حضور و غیاب می توانند به طرق مختلف به کسب و کار شما کمک کنند. با این حال، تصمیم گیری در مورد اینکه کدام یک با نیازهای شما مطابقت دارد، می تواند چالش برانگیز باشد. اگر به دنبال یک سیستم حضور و غیاب هستید، در اینجا همه چیزهایی است که باید در مورد اینکه دستگاه های حضور و غیاب چه هستند، چه چیزی ارائه می دهند و چگونه یکی را انتخاب کنید، را توضیح داده ایم.

حتما بخوانید: مقاله ی دستگاه حضور و غیاب، راز موفقیت کسب و کار شما

انواع سیستم های حضور و غیاب

با توجه به وسعت عملکرد آنها، جای تعجب نیست که انواع مختلفی از سیستم های حضور و غیاب وجود دارد. هنگام مقایسه گزینه های خود، احتمالاً با انواع سیستم های زیر روبرو خواهید شد:

سیستم حضور و غیاب کارتی:سیستم کارتی اساساً دستگاه پانچ مکانیکی کلاسیک دیجیتالی است. هنگامی که یک سیستم حضور و غیاب کارتی را نصب می کنید، به کارمندان خود کارت می دهید که بسیار شبیه کارت اعتباری است. این کارت‌ها ثبت ترددرا خودکار می‌کنند، اما درست مانند برگه‌های ساعت فیزیکی، هیچ چیز مانع تقلب کارمندان نمی‌شود که کارت‌های یکدیگر را بکشند تا همکاران غایب یا تأخیر را پوشش دهند.

کارت‌های Rfid، نشان‌ها و جاکلیدی: اسن مدل سیستم های حضور و غیاب به جای اینکه شما را مجبور به کشیدن یک کارت کنند، به خواننده‌هایی متکی است که کارت‌های شناسایی، نشان‌ها یا جاکلیدی‌ها را در فاصله‌ای مشخص اسکن می‌کنند. بسیاری از این گزینه‌های کنترل حضور و غیاب فقط برای ورود و خروج ساعت نیستند - آنها همچنین می‌توانند حرکات کارمندان شما را در محل کارتان ردیابی کنند.

بیومتریک: با سیستم‌های بیومتریک حضور و غیاب، دقیقاً می‌دانید چه کسی به داخل و خارج از دفتر شما می‌رود. این سیستم‌های ردیابی حضور و غیاب با تکنولوژی بالا از تشخیص چهره، اثرانگشت، اسکن چشم و سایر شناسه‌های بیولوژیکی منحصر به فرد برای یک فرد استفاده می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که فردی که تردد را وارد می‌کند در واقع همان شخصی است که کار می‌کند. البته، شما برای این ویژگی‌های سطح بالا هزینه بیشتری می‌پردازید، اما با هزینه‌های اضافی‌تان، مدیریت حضور و غیاب تقریباً بی‌دردسر است.

می‌توانید از ویژگی‌های بیولوژیکی منحصربه‌فرد کارمندان، مانند اثر انگشت، برای ردیابی حضور آن‌ها بدون هیچ گونه امکان تقلب استفاده کنید.

حضور و غیاب مبتنی بر وب: اگر کارمندان شما از راه دور کار می کنند، احتمالاً از خود می پرسید که چگونه هر یک از راه حل های بالا می تواند برای شرکت شما کار کند. به همین دلیل است که سیستم های مبتنی بر وب وجود دارند. شما می توانید این سیستم ها را پیاده سازی کنید تا کارمندان شما بدون توجه به جایی که هستند، از لپ تاپ، رایانه های شخصی یا دستگاه های تلفن همراه خود وارد سیستم شوند. بررسی ما از اپلیکیشن حضور و غیاب با موبایل زون نشان می دهد که چرا این سیستم حضور و غیاب برای نیروی کار سیار عالی است.

مزایای سیستم های حضور و غیاب

برخی از مزایای سیستم های حضور و غیاب عبارتند از:

• بدون نیاز به ثبت دستی، بزرگترین مزیت سیستم‌های ردیابی حضور و غیاب دیجیتال این است که نیاز به کارت‌های دستی را از بین می‌برند. تمام ترددها به صورت الکترونیکی جمع آوری می شود، با محاسباتی که برای شما انجام شده است.
• خطای انسانی کمتر، از آنجایی که سیستم‌های نرم‌افزار حضور و غیاب خودکار هستند، احتمال خطاهای انسانی را در محاسبات نیروی کار و هزینه شغل کاهش می‌دهند. آنها همچنین فردی را که قبلاً مسئول ثبت و بررسی زمان های حضور و غیاب شما بوده است را آزاد می کند تا به کارهای دیگر خود بپردازد. علاوه بر این، با خطاهای کمتر، خطر عدم انطباق با قوانین و مقررات کار کاهش می یابد.
• حضور و غیاب کارآمدتر، نکته مثبت دیگر این است که این سیستم ها تمام نیازهای زمانی شما - حضور و غیاب کارمندان و زمان بندی کارمندان - را در یک برنامه مدیریت می کنند. این موضوع هم مقرون به صرفه است و هم باعث افزایش بهره وری می شود، زیرا کارمندان وقت خود را با جابجایی بین برنامه های مختلف برای درخواست مرخصی یا بررسی برنامه های خود تلف نمی کنند.
• پردازش حقوق و دستمزد دقیق تر، با استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب، مجبور نیستید ساعت‌هایی را که کارمندانتان کار می‌کردند به اعداد راحت‌تری که با محاسبات حقوق و دستمزد و قوانین پرداخت شما کار می‌کنند، گرد کنید. نرم افزار انتخابی شما تمام پرداخت های شما را خودکار می کند – و از صحت آن اطمینان می دهد.
• لینک شدن نرم‌افزار حضور و غیاب با بسیاری از ابزارهای منابع انسانی دیگر،  بنابراین همه وظایف مدیریت نیروی کار شما را بهبود می‌بخشند، نه فقط فرآیندهای مربوط به حضور و غیاب شما.

معایب زمان و سیستم حضور و غیاب

اینها مشکلات اصلی سیستم های حضور و غیاب هستند:

هزینه، بزرگ ‌ترین اشکال سیستم‌های حضور و غیاب است که گران‌تر از روش دستی است که در آن کارکنان هر روز ساعات کاری خود را یادداشت می‌کنند یا روی یک کارت زمان کاغذی وارد و خارج می‌کنند.

خطاها، حتی بهترین برنامه های نرم افزاری نیز ممکن است گهگاه دچار مشکل شوند. هنگام استفاده از هر نرم افزاری - شامل سیستم های حضور و غیاب - همیشه خطر خفیف خطاهای ردیابی یا محاسبات وجود دارد.

هزینه ها

ساختار هزینه سیستم‌های حضور و غیاب بستگی به انتخاب راه‌حل مبتنی بر ابر یا درون محل دارد. سیستم‌های مبتنی بر ابر هزینه‌های ماهیانه تکرارشونده کمتری دارند، در حالی که سیستم‌های داخلی معمولاً هزینه‌های یک‌ بار مصرف بیشتری دارند.

با سیستم‌های داخلی، تمام هزینه‌های خود را از قبل پرداخت می‌کنید. شما می توانید انتظار داشته باشید که چند صد تا چند میلیون برای نرم افزار، مجوز برای هر کارمند و نصب بپردازید. پس از آن هیچ هزینه ماهانه ای برای خدمات وجود ندارد. با این حال، هزینه های یک بار مصرف معمولاً هیچ پشتیبانی مداوم یا به روز رسانی نرم افزاری را پوشش نمی دهد.

برای یک سیستم مبتنی بر ابر، اکثر خدمات هزینه ای برای هر کارمند دریافت می کنند که در ماه متغیر است. برخی از خدمات ابری نیز هزینه پایه یا حداقل ماهانه را دریافت می کنند.

برخی از ارائه دهندگان یک بار هزینه راه اندازی و پیاده سازی را دریافت می کنند. با این حال، برخلاف سیستم‌های داخلی، همه ارتقاء و پشتیبانی نرم‌افزار در هزینه‌های ماهانه شما گنجانده شده است.

هزینه دیگری که ممکن است برای هر یک از گزینه ها متحمل شوید مربوط به دستگاه حضور و غیاب است. بسیاری از سیستم های حضور و غیاب با دارای قابلیت های متفاوتی از جمله نوع تشخیص، میزان ذخیره اطلاعات و غیره می باشند که خود باعث افزایش قیمت دستگاه ها می شود.

اگر به دنبال اطلاعات مربوط به اپلیکیشن حضور و غیاب مبتنی بر لوکیشن و تشخیص چهره مبتنی برهوش مصنوعی هستید؟ با ما در تماس باشید تا اطلاعات مورد نیاز خود را در اختیار شما قرار دهیم.

در سیستم حضور و غیاب چه چیزی را باید جستجو کرد

با وجود سیستم های بسیار زیاد در بازار، تشخیص اینکه کدام یک برای کسب و کار شما مناسب است دشوار است. هنگام خرید یک سیستم، باید به دنبال چندین چیز باشید.

سیستم حضور و غیاب انعطاف‌پذیر: به دنبال سیستمی باشید که به کارمندان اجازه می‌دهد ساعات کاری خود را به روش‌های مختلف ضبط کنند، مانند رایانه متصل به اینترنت، تلفن هوشمند، تبلت، دستگاه حضور و غیاب و پیام‌های متنی.

زمان‌بندی دقیق: سیستم‌های حضور و غیاب خوب تضمین می‌کنند که شرکت‌ها به کارمندان خود برای زمان واقعی کار می‌پردازند، نه ساعت‌هایی که برای کار برنامه‌ریزی شده‌اند.

ردیابی برای مسائل تمام وقت: سیستمی را انتخاب کنید که تمام نیازهای مربوط به زمان شما را برطرف کند، نه سیستمی که فقط به کارمندان اجازه ورود و خروج را بدهد.و این شامل برنامه ریزی کارکنان و عملکردهای مدیریتی است. علاوه بر این، اگر شرکت شما بر اساس زمان از مشتریان هزینه می گیرد، ممکن است سیستمی را بخواهید که گزارش های ردیابی کار را برای تعیین مدت زمان کار کارکنان شما در پروژه های خاص ارائه دهد.پیشنهاد ما به شما استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین زون است.

سازگاری با موبایل: از آنجایی که بسیاری از کارمندان و مدیران اکنون در خارج از دفتر کار می کنند، شما سیستمی می خواهید که با دستگاه های تلفن همراه سازگار باشد تا از هر کجا قابل دسترسی باشد. این شامل راه‌حل‌هایی است که نه تنها به کارمندان از راه دور شما این امکان را می‌دهد که با ساعت وارد و خارج شوند، بلکه مکان آن‌ها را نیز ردیابی می‌شود  تا بدانید در جایی که قرار است کار ‌کنند، کار می‌کنند. ژئوتکنولوژی می‌تواند برای محدود کردن مکان‌هایی که کارمندان می‌توانند از آنجا وارد و خارج شوند یا برای ثبت مکان‌های دقیقی که در آن شیفت‌های کاری خود را شروع و پایان می‌دهند، بسیار ارزشمند باشد. شما میتوانیدمقاله مربوط به مزیت دورکاری برای شرکت ها و کارفرمایان را مطالعه فرمایید تا بیشتر با این موضوع و مزایایش آشنا شوید.

سهولت استفاده: سیستمی را جستجو کنید که استفاده از آن آسان باشد، رابط کاربری مرتب داشته باشد و امکان دسترسی خود کارمندان به اکانت را را فراهم کند. یادگیری این سیستم نباید سخت باشد و مطمئناً به ساعت ها آموزش نیاز ندارد.

یکپارچه‌سازی: سیستمی را انتخاب کنید که با برنامه‌ها و نرم‌افزارهایی که قبلاً استفاده می‌کنید، مانند برنامه‌های منابع انسانی و حقوق و دستمزد، یکپارچه شود.

هشدارهای پیشگیرانه: برخی از سیستم ها زمانی که کارمندان به اضافه کاری نزدیک می شوند یا فراموش می کنند ساعت را ورود و خروج نزدیک می شوند، اعلان هایی را ارائه می دهند. این می تواند در کنترل هزینه ها مفید باشد.

ویژگی های دنباله حسابرسی: امکان مشاهده داده های صفحه اصلی، همراه با هرگونه تغییر ایجاد شده توسط مدیر یا سرپرست، می تواند در صورت ممیزی مهم باشد.

نتیجه

نرم افزار زمان و حضور و غیاب، عملکردهای انجام شده توسط اکثریت قریب به اتفاق مشاغل، مانند پیگیری ساعات کاری و مرخصی را ساده می کند. اگرچه ویژگی‌های این سیستم‌ها ساده به نظر می‌رسند، اما با رشد یک سازمان، مسئولیت می‌تواند طاقت‌فرسا شود. در شرکت‌های سریع‌السیر، بهترین کار این است که این روش‌ها را خودکار کنید تا مطمئن شوید زمان دقیق است.

برخی از راه حل های نرم افزاری ویژگی های یکپارچه سازی پیشرفته و هوش تجاری را ارائه می دهند. ادغام با سایر برنامه‌ها، داده‌های زمان و حضور و غیاب را با معیارهای اضافی مرتبط می‌کند و نمای کاملی از یک سازمان ارائه می‌دهد.

کسب‌وکار شما به ابزاری برای ردیابی غیبت نیاز دارد، سیستم‌های حضور و غیاب می‌توانند با ویژگی‌های تحلیلی پیشرفته، به شما کمک کنند.