ترک زودهنگام محل کار | مشکلات، پیامدها و راهکارها

5 راه برای رسیدگی به کارکنانی که بدون اجازه کار خود را زودتر ترک می کنند

آیا تا به حال متوجه شده اید که برخی از کارکنان دورکار شما آفلاین هستند؟ و یا در کمال تعجب، کارمندان حضوری قبل از پایان ساعت کار، محل شرکت را ترک کرده باشند. گاهی اوقات ممکن است کارمندان شما دلایل قانع کننده ای برای ترک زودتر محل کار داشته باشند، اما چیزی که روشن است بدون اطلاع و اجازه ی شما این اتفاق افتاده است. در ادامه به دلایل و راهکارهای جلوگیری از این مشکل می پردازیم.

دلایل ترک زودهنگام محل کار توسط کارمندان

 ترک زودهنگام محل کار توسط کارمندان می تواند به دلایل متعددی رخ دهد. در زیر به برخی از مهم ترین آنها اشاره می کنیم:

• نارضایتی شغلی: عدم رضایت از وظایف کاری، محیط کار یا فرهنگ سازمانی می تواند باعث شود که کارمندان احساس کنند نیاز به تغییر دارند.
• عدم تناسب با محیط کار: فرهنگ سازمانی و ارزش های آن باید با ارزش ها و اهداف شخصی کارمندان همخوانی داشته باشد و همین عدم تطابق می تواند منجر به دلزدگی و ترک کار شود.
• فقدان فرصت های پیشرفت: کارمندان معمولا به دنبال رشد و توسعه هستند.عدم وجود فرصت های آموزشی یا ارتقا می تواند انگیزه ی آنها را کاهش دهد.
• دستورات نادرست یا آزارهای معنوی: رفتارهای منفی، آزارها یا تبعیض در محیط کار می تواند انگیزه را کاهش دهد و کارمندان را به ترک رودهنگام محل کار ترغیب کند.
• مشکلات شخصی: عواملی مانند مشکلات خانوادگی، بیماری ها یا تغییرات در زندگی شخصی نیز می توانند به ترک زودهنگام محل کار منجر شوند.

برای رسیدگی به این مدل کارمندان و ایجاد اعتماد و حفظ احترام در محل کار حتما راه کارهای زیر را دنبال کنید.

راهکار اول: تأثیرات ترک کار کارکنان بدون «اجازه» را مشخص کنید

از پیامدهای عملیاتی ترک کار زودهنگام بر کسب و کارتان می توان به موارد زیر اشاره کرد:

کارمندانی که زودتر از موعد محل کار را ترک می کنند بر کیفیت کار و شانس رسیدن به ضرب الاجل پروژه تأثیرگذارند. بعلاوه، آنها مرتکب کم کاری می شوند و برای ساعاتی که کار نمی کنند حقوق می گیرند. در نتیجه غیبت های گزارش نشده سود شرکت شما را کم می کند. و در ادامه، شما باید از کارگران مسئول بخواهید که کار هم تیمی های غایب خود را پوشش دهند. اما آیا می توانید به بهترین کارمندان خود بیش از حد فشار بیاورید؟

دیمیترو تیموشنکو، مدیر عامل یک شرکت نرم افزاری، در این مورد خاطرنشان می کند: ترک زودهنگام محل کار برخی از کارمندان می تواند بر بهره وری و پویایی تیم تأثیر منفی بگذارد و اگر شما به عنوان یک رهبر، به موقع به آن رسیدگی نکنید، ممکن است باعث شود سایر کارمندان نیز به همین شکل رفتار کنند.

پیامدهای قانونی را در نظر بگیرید

طبق قوانین کار، غیبت های مکرر بدون اجازه در صورتی که کارمند دلیل موجهی (به عنوان مثال، قرار ملاقات پزشکی یا مرخصی استعلاجی) ارائه نکند، رفتار نادرست است. در نتیجه، صاحب کسب و کار می تواند یک اقدام انضباطی را انتخاب کند.

مارک هیرش، وکیل آسیب های شخصی، به کسب وکارها توصیه می کند هنگام رسیدگی به غیبت های کارمندان، از قوانین استخدام پیروی کنند: قراردادهای کاری، قوانین کار، و تأثیر آن بر تولید را بررسی کنید تا مطمئن شوید که از قانون پیروی می کنید و از مشکلاتی که ممکن است در آینده پیش بیاید آگاه هستید. و اطمینان حاصل کنید که اقدامات شما مطابق با قانون است تا در هنگام رسیدگی به ساعات کاری غیرمجاز کارکنان، خطرات قانونی را به حداقل برسانید.

راهکار دوم: دلیل ترک کار بدون اجازه را در کارمندانتان جویا شوید

قبل از هر اقدامی، با کارگران خود در مورد غیبت های مکرر آنها صمیمانه صحبت کنید.

کارشناسان در زمینه همکاری در محل کار به شرکت ها توصیه می کنند که به طور موثر با کارگران ارتباط برقرار کنند. این به معنای داشتن مکالمات مکرر و معنادار است که در آن کارکنان احساس می کنند شنیده شده و درک می شوند.

 جاناتان گلدبرگ، موسس یک کسب و کار جواهرسازی، در گفتگو با کارکنانی که زودتر کار را ترک می کنند، سعی می کند انگیزه های آن‌ها را درک کند و حمایت کند: اغلب، چالش‌های شخصی ممکن است در این عمل وجود داشته باشد، و یافتن این موضوع به ما کمک می کند تا ضمن حفظ بهره وری، پشتیبانی مناسب ارائه دهیم.

به گفته تسوتلینا ناستوا، مدیر منابع انسانی، نشان دادن دلسوزی در گفتگوهای خصوصی با افرادی که زودتر محل کار را ترک می کنند، می تواند به رفع مشکل ریشه ای کمک کند. در هر صورت، ارتباط باز کلیدی است. و درک اینکه چرا غیبت های گزارش نشده اتفاق می افتد به شما کمک می کند تا راه های موثری برای ایجاد تعادل بین کار و زندگی سالم در بین کارمندان پیدا کنید.

راهکار سوم: قوانین روشنی را برای جلوگیری از خروج زود هنگام تعریف کنید

ایجاد یک پروتکل ساده برای ترک زود هنگام محل کار بدون اجازه تضمین می کند که کارکنان به قوانین شما احترام می گذارند.

 ویژگی های قوانین ترک کار زود هنگام

یک خط مشی حضور و غیاب تعریف شده (قوانینی که تضمین می کند کارکنان از برنامه کاری خود پیروی می کنند) باید:

• نحوه درخواست اجازه برای ترک زود هنگام کار را توضیح بدهید
• عواقب خروج های تایید نشده را فهرست کنید
• برای بهبود بهره وری، غیبت های غیرموجه را به حداقل برسانید.

طبق گفته پارکر وارن، بنیانگذار یک آژانس SEO، کتاب قوانین شما باید هرگونه عدم اطمینان را در بین کارکنان از بین ببرد: من سیاست هایی را که مربوط به ساعات کار، تعطیلات و اوقات فراغت است، به طور واضح بیان کردم تا ابهامی وجود نداشته باشد. برای مثال، من پیش نویس سندی را تهیه کردم که در آن دلایل معتبر برای ترک زود هنگام محل کار فهرست شده بود و کانال های مورد استفاده را شرح دادم.

از این رو، یک خط مشی شفاف بهانه های خوب و بد را برای ترک زود هنگام بدون اجازه ترسیم می کند و اینکه چگونه با آنها رفتار می شود. اگر کارمندان شما بدون اجازه کار را ترک می کنند، گزارش های حضور و غیاب را برای پیگیری حضور روزانه، غیبت و زمان مرخصی از محل کار پیاده سازی کنید. دوم، بر عواقب غیبت های غیرمجاز تاکید کنید. افرادی که زودتر از موعد کار را ترک می کنند به ایجاد یک محیط کاری سمی کمک می کنند و به حجم کاری و روحیه کارکنان آسیب می رسانند.

انواع اقدامات انضباطی برای کارمندانی که محل کار را زودتر ترک می کندد و سازمان را در معرض خطر قرار می دهند:

• اخطار کتبی: اطلاع رسانی به کارکنان در مورد سوء رفتار و مراحل بهبود
• تعلیق بدون دستمزد: تعلیق موقت کارگران بدون دستمزد
• تنزل رتبه: انتقال کارکنان به سمت پایین تر
• اخراج: خاتمه دادن به کار آنها

راهکار چهارم: برای کارمندان انگیزه ایجاد کنید تا در محل کار خود بمانند

دلایل ترک زودهنگام کار می تواند از فرسودگی شغلی تا بی حوصلگی متغیر باشد. به همین دلیل است که باید مشوق های مختلفی را ارائه دهید که کارکنان را متقاعد به ادامه کار کند. تحقیقات نشان می دهد که کارکنان شاد و با انگیزه 23 درصد بیشتر از کارگران ناراضی برای شرکت شما سود می آورند.

کریگ کلیمن، مالک کسب و کار، نقش انگیزه را در ترغیب کارکنان به ماندن در کار بیان می کند: اگر می خواهید کارمندان بمانند، آنها را وادار به ماندن کنید. مطمئناً، برخی از روزها طولانی و سخت خواهند بود، اما اگر محل کار محیطی مثبت و انگیزه بخش باشد، تیم شما کمتر وسوسه می شود که زودتر آن را ترک کند. 

برای ایجاد یک محیط کاری محرک، باید به طور مکرر به کارگران پاداش دهید و کار سازنده آنها را تأیید کنید.

 کریگ کلیمن رویکرد خود را برای ارائه مشوق ها در محل کار را اینگونه توضیح می دهد: "من موفقیت بزرگی را در ارائه مشوق هایی مانند ساعات کاری انعطاف پذیر یا روزهای دورکاری، به عنوان پاداشی برای دستیابی به اهداف دیده ام. علاوه بر این، موفقیت های کارمندان خود را جشن بگیرید. یک تشویق ساده در طول یک جلسه تیمی می تواند تفاوت را ایجاد کند."

راهکار پنجم: با اپلیکیشن زون به ردیابی کارآمد کارکنان برسید

افزایش مشاغل دورکار، سنجیدن بهره وری کارکنان را برای مدیران سخت کرده است. برخی از کارمندان ممکن است با ترک زود هنگام کار بدون اجازه از این فرصت استفاده کنند و از چشم شما دور بمانند. اما اپلیکیشن زون استاندارهایی را برای ردیابی فعالیت های کاری کارگران در محل کار و دورکار تعیین کرده است. در دنیایی که حفظ حریم خصوصی داده ها اولویت اصلی است، اپ زون به شرکت ها کمک می کند در حین نظارت بر کارمندان خود، از مقررات پیروی کنند. با برنامه کاربرپسند زون، دقیقاً می دانید که کارکنانتان ساعات کاری خود را کجا و چگونه می‌گذرانند:

ردیابی GPS: پس از ورود به برنامه تلفن همراه، موقعیت مکانی کارکنان را روی نقشه نظارت کنید. و غیبت های گزارش نشده در طول ساعات کاری را مورد بررسی قرار دهید.

برنامه ریزی: ایجاد برنامه های کاری واضح برای هر کارمند با زمان شروع و پایان مشخص.

یادآورها: اعلان هایی را تنظیم کنید تا کارهای محول شده به به کارمندان یادآوری شود. این زمان بندی و یادآوری های خودکار مسئولیت پذیری کارمندان در محل کار، افزایش پیدا می دهد.

تحلیل و بازخورد: این اپلیکیشن قابلیت تحلیل داده ها را دارد و می تواند به مدیران در ارزیابی عملکرد پرسنل کمک کند و بازخوردهای مفیدی ارائه دهد.

حتما بخوانید: مقاله ی حضور و غیاب با موبایل

زمان مهم ترین چیزی است که ما داریم. اگر زمان را به خوبی مدیریت نکنیم، فرصت های مادام العمر ما می توانند از دست بروند. امروزه صدها شرکت هنوز به ثبت دستی ساعات کار متکی هستند بدون اینکه مطلع باشند، در بودجه عملیاتی خود بدون به خطر انداختن کیفیت کالاها یا خدمات خود، کارآمد عمل کنند.

یکی از روش های آزمایش شده برای استفاده حداکثری از بودجه نیروی کار، استفاده از برنامه مدیریت زمان است. و با استفاده از  یک برنامه حضور و غیاب تلفن همراه، می توانید به طور یکپارچه کارمندان خود را از راه دور و در محل مدیریت کنید. برنامه مدیریت زمان تلفن همراه زون به شما این امکان را می دهد تا ساعات نیروی های کاری حضوری و دورکار را نظارت کنید و در عین حال دقت هر فرد را در انجام وظایف اعمال شده را پیگیری کنید.

نتیجه

برای کاهش ترک زودهنگام، سازمان باید به بهبود شرایط کاری، ارتقا روابط میان مدیران و کارمندان، و ایجاد فرصت های رشد و پیشرفت توجه کنند. تحقیقات و نظرسنجی های دوره ای نیز می توانند به شناسایی مشکلات و نیازهای کارمندان کمک کنند.