نرم افزار مدیریت وظایف و کارها | زون

نرم افزار مدیریت وظایف و کارها

استفاده از یک نرم افزار برنامه ریزی و مدیریت وظایف ایده آل، با برنامه ریزی دقیق و هدفمند، سازماندهی و اولویت بندی وظایف منجر به مدیریت اثربخش تیم های کاری، بهینه سازی فرایند های سازمان و افزایش بهره وری در کلیه سطوح سازمان خواهد شد.

این نرم افزار ابزاری است که به افراد و تیم ها کمک می کند تا وظایف و پروژه ها را سازماندهی و پیگیری کنند. از جمله ویژگی های این نرم افزار به موارد زیر می توان اشاره کرد:

• لیست وظایف: امکان ایجاد، ویرایش و حذف وظایف.
• اولویت دهی: تعیین اولویت برای هر وظیفه.
• تعیین مهلت: تنظیم تاریخ و ساعت deadline برای انجام وظایف.
• برچسب گذاری: استفاده از تگ ها برای سازماندهی بهتر.
• یادآوری: ارسال نوتیفیکیشن ها برای یادآوری مهلت ها.
• گزارش دهی: امکان مشاهده پیشرفت و تحلیل عملکرد.
• همکاری گروهی: قابلیت همکاری با دیگران و تعیین نقش ها و مسئولیت ها.

مدیریت وظیفه چیست؟

روشی است که بر کل چرخه حیات وظایف، از برنامه ریزی تا اجرا نظارت می کند. و اجرای مدیریت کار و گردش کار را ساده تر کرده و همچنین وظایف را به طور موثر سازماندهی می کند و بهره وری را افزایش می دهد و راه را برای تصمیم گیری های آگاهانه باز می کند. مدیریت وظیفه همچنین شامل نظارت بر هر جنبه از یک کار، مانند بودجه، زمان تکمیل، محدوده و منابع آن است.

کاربرد نرم افزار مدیریت وظایف

نرم افزارهای مدیریت وظایف کاربردهای متعددی دارند. برخی از کاربردهای مهم این نرم افزارها عبارتند از:

• سازماندهی وظایف: به کاربران کمک می کند تا وظایف خود را به صورت منظم و دسته بندی شده مرتب کنند.
• پیگیری پیشرفت: امکان مشاهده میزان پیشرفت وظایف و پروژه ها را فراهم می کند.
• همکاری تیمی: اعضای تیم می توانند وظایف را به اشتراک بگذارند، نظرات بگذارند و به صورت هماهنگ کار کنند.
• مدیریت زمان: با تعیین مهلت ها و یادآوری ها، کاربران می توانند زمان خود را به بهینه ترین شکل مدیریت کنند.
• افزایش بهره وری: با اولویت دهی به وظایف و توانایی تمرکز بر کارهای مهم، می توان به بهره وری بیشتری دست یافت.
• کاهش استرس: با داشتن یک برنامه ریزی منظم، حس کنترل بیشتری بر کارها ایجاد می شود و استرس کاهش می یابد.
• تحلیل عملکرد: برخی نرم افزارها امکان گزارش گیری از عملکرد فردی یا گروهی را فراهم می کنند که به شناسایی نقاط قوت و ضعف کمک می کند.

امکانات نرم افزار مدیریت وظایف

• داشبورد مدیریتی با نمودارهای تحلیلی مختلف و متنوع
• ثبت واحدهای سازمان، شغل‌ها، پست‌ها و نیز کارکنان سازمان/شرکت طبق چارت سازمانی
• گزارش‌گیری در هر سطح به صورت جدول و نمودار
• ارجاع کارها در سطوح سازمانی
• ارجاع یک کار به چند نفر با زمانبندی های متفاوت
• مشاهده درصد پیشرفت کار در هر لحظه
• ثبت پیگیری برای کارهای انجام شده
• مشاهده یک کار و رهگیری ارجاعات مربوط به آن و پیگیری های انجام شده در آن
• ثبت فعالیت های روزانه در قالب گزارش کار
• ثبت تقویم کاری متناسب با ساعات و روزهای کاری
• مشاهده کارها بر روی تقویم

مدیریت وظایف در فضای ابری

مدیریت وظیفه در رایانش ابری به مدیریت مؤثر کلیه محصولات و خدماتی که در یک محیط ابری خصوصی، عمومی یا ترکیبی عمل می کنند، اشاره دارد. همه سرورها را در یک فضای ابری همگام می کند و بر اجرا، تحویل و توزیع وظایف نظارت می کند.

ویژگی ها و قابلیت های مدیریت وظیفه

• وظایف من: یک نمای شخصی از کارهایی که به شما در پروژه های مختلف محول شده، قابل مشاهده و دسترسی است.
• مدیریت زمان: با کنترل زمان می توانید زمان مورد انتظار و واقعی صرف شده برای وظایف را تخمین بزنید. برآوردهای زمان واقعی بهتری در مورد پیشرفت پروژه دریافت کنید که برای بودجه بندی و پیش بینی ضروری است.
• زمینه های سفارشی: فیلدهای سفارشی بهترین راه برای برچسب گذاری، مرتب سازی و فیلتر کردن کار هستند. فیلدهای سفارشی منحصربفرد را برای هر اطلاعاتی که نیاز به ردیابی دارید ایجاد کنید، از اولویت و وضعیت گرفته تا ایمیل یا شماره تلفن.
• قوانین: کارهای دستی را خودکار کنید تا تیم شما زمان کمتری را برای مشغله های کاری و زمان بیشتری را برای کارهای مهم صرف کنند. از قوانین برای اختصاص خودکار کار، تنظیم تاریخ سررسید، اطلاع دادن به ذینفعان و موارد دیگر استفاده کنید.
• موبایل: برنامه زون در مک، iOS و اندروید در دسترس است. صندوق اعلانات خود را بررسی کنید، پیام ارسال کنید و به وظایف پروژه دسترسی داشته باشید تا اطلاعات شما در پروژه هایتان همیشه به روز باشد.
• تقویم: هر پروژه را در نمای تقویم مشاهده کنید تا همه کارهای آینده و گذشته را در قالب تقویم ببینید. به ذینفعان بینش خود را در مورد تاریخ های تعیین تکلیف و همچنین سرعت بیشتر کار برنامه ریزی شده پروژه ارائه دهید.

مزایای مدیریت وظایف

مدیریت وظایف برای صاحبان مشاغل، دانشجویان و هر کسی که می خواهد به روال روزانه خود نظم ببخشد، سود می رساند. در زیر برخی از مزایای مدیریت وظیفه ذکر شده است:

• به تیم کمک می کند تا به تعیین زمان اتمام کار پایبند بماند.
• مشکلات را تشخیص می دهد تا از حوادث ناگوار پیش بینی نشده جلوگیری کند.
• تیم را در یک مسیر نگه می دارد.
• ارتباط موثر را ترویج می کند.
• وظایف را به طور موثر اولویت بندی می کند.
• جریان کار را ساده می کند.
• تخصیص کار را بهینه می کند.
• به نظارت بر پیشرفت کمک می کند.

مدیریت وظیفه برای چه کسانی ضروریست؟

سیستم های مدیریت وظیفه به نفع هر کسی است که وظایفی برای انجام دادن دارد - یعنی همه. افرادی که مدیریت پروژه و وظایف را دنبال می کنند می توانند در دسته های کلی زیر قرار بگیرند:

• رهبران پروژه: در مورد میزان آزاد بودن یا شلوغی اعضای تیم خود به روز باشید و بر این اساس کار را محول کنید.
• تیم ها: مدیریت وظیفه برای تیم ها به تفویض وظایف کمک می کند، که اعضای تیم را برای کار سازنده در جهت یک هدف مشترک هماهنگ می کند.
• مدیریت وظایف شخصی: به روزرسانی ها و اعلان های فوری را در مورد تمام کارهای انجام شده توسط اعضای تیم خود دریافت کنید.

مدیریت پروژه در مقابل مدیریت وظیفه

مدیریت پروژه فرآیند مدیریت یک پروژه با تاریخ شروع و پایان ثابت از طریق مراحل برنامه ریزی، اجرا، نظارت و بسته شدن است. یک پروژه دارای یک هدف نهایی خاص است که باید آن را از طریق چندین آیتم کاری، که در غیر این صورت وظایف نامیده می شوند، برآورده کند.

از سوی دیگر، مدیریت وظیفه، فرآیند مدیریت یک کار فردی از زمان تصور تا پایان آن است. کاری که نیازی به داشتن هدف یا ضرب الاجل خاصی ندارد. تکمیل گروهی از وظایف به اجرای یک پروژه کمک می کند. مدیریت وظایف شاخه ای از مدیریت پروژه است.

مدیران پروژه چندین پروژه با اولویت های مختلف دارند که به طور همزمان اجرا می شوند. اینجاست که مدیریت پروژه مفید است، زیرا نیاز به ارزیابی تصویر بزرگ دارد. مدیریت موفقیت آمیز آنها مستلزم تحلیل دقیق روابط و وابستگی هایی است که بین اجزا وجود دارد. از سوی دیگر، مدیریت وظیفه شامل تمرکز بر روی کار در دست انجام به منظور دستیابی به تکمیل موفقیت آمیز کار است. هر دو پروژه و مدیریت وظیفه دو چرخ در یک سبد خرید هستند. اجرای کارآمد هر دو منجر به تحویل موفق پروژه می شود.

حتما بخوانید: مقاله ی نرم افزار حضور و غیاب در پروژه ها

چرا تیم های پروژه به مدیریت وظیفه نیاز دارند؟

مدیریت زمان و وظایف، گردش کار شما را از طرق مختلف بهبود می بخشد.

•  کار خود را کارآمدتر کنید: ناکارآمدی ها اغلب از بی علاقگی ناشی می شود. اصول مدیریت وظیفه با اطمینان از استفاده از منابع مناسب در زمان مناسب، بهره وری را تا حد زیادی بهبود می بخشد. این شامل اعطای وظایف و مسئولیت هایی به اعضای تیم است که با توانایی ها و علایق آنها مطابقت دارد.
• تمرکز را به شغل خود بیاورید: چه به عنوان یک فرد یا یک سازمان کار کنید، تمام وظایف شما برای رسیدن به یک هدف خاص انجام می شود. با این حال، ما اغلب کارهایی را انجام می‌دهیم که حواسمان را پرت می‌کند یا به آن کمک نمی‌کند. اگر روشی سیستماتیک برای نزدیک شدن به همه موارد کاری وجود داشته باشد، کار شما بیشتر بر روی هدف نهایی متمرکز خواهد شد.
• تلاش های خود را سازماندهی کنید: همیشه نمی توان در هر زمان فقط روی یک کار کار کرد. با این حال، کار کردن روی بسیاری از چیزها به طور همزمان می تواند آشفته شود. سازماندهی وظایف خود به گونه ای که به ساده سازی گردش کار شما کمک کند، به شما کمک می کند تا به هدف خود برسید.

 نتیجه گیری

مدیریت وظیفه یکی از عملکردهای اصلی در مدیریت پروژه است که شامل یک ساختار شکست کار است که پروژه شما را به قطعات کوچکتر تقسیم می کند. مدیریت چنین وظایفی بر اساس اولویت و در عین حال مطابق با معیارهای هزینه و زمانبندی و اطمینان از همکاری تیمی اساس مدیریت کار را تشکیل می دهد.